6 steg till effektiv schemaläggning

I vår guide I vår guide 6 steg till effektiv schemaläggning vill vi ge dig nyttiga och konkreta åtgärder som förenklar och effektiviserar din schemaläggning och personalhantering. Med hjälp av guiden kommer du kunna schemalägga snabbare, ha gladare anställda, få minskad personalomsättning och hantera förändringar lättare. Du kan helt enkelt arbeta effektivare och få mer tid över till annat. Vi kommer att titta på:

  1. Hur du kan skapa bättre framförhållning i din schemaläggning genom att lägga ett behovsschema
  2. Hur du kan ta hjälp av dina anställda i schemaläggningen genom att använda önskeschema, intresseförfrågningar och låta användarna själva boka sig
  3. Hur du kan organisera dina anställda för att göra det lätt att hitta rätt person till rätt pass
  4. Hur viktig kommunikation är för effektiv schemaläggning
  5. Hur du kan underlätta administrationen kring lön– och fakturahantering
  6. Hur du kan samla alla stegen i ett schemaläggningssystem.

1. Blicka framåt

Ett behovsschema är ett komplett schema över hur mycket personal du behöver på olika dagar och tider, men utan att blanda in vem det är som ska jobba. Att jobba med ett obokat schema gör det lättare att koncentrera sig på det totala behovet och fördelningen mellan kompetenser. Speciellt när du vill titta längre fram i tiden. Det är också ett bra verktyg för att göra prognoser och budget eftersom det ger en fingervisning om beläggning och ungefärliga personalkostnader långt i förväg.

För att börja skapa ett behovsschema, titta bakåt i dina lönelistor eller tidrapporter. Titta efter hur din beläggning och ditt behov såg ut vid samma period förra året. Har du bemanningstoppar som påverkas av säsong eller helger? Det syns direkt och det hjälper dig att komma ihåg att ta höjd för det. Tänk tillbaka och kom ihåg hur situationen såg ut, var det lagom bemanning, för mycket eller för lite? Blicka sedan framåt. Har företaget vuxit sedan dess? Har ni fått in nya ordrar eller kunder? Har mönstret för högsäsong förändrats?

Bokningsstatistik

Om du har ett system där det går att lägga in behovsschema så använd det, annars kan du göra ett kalkylark för 3 – 6 månader framåt med t.ex. en rad per kompetens eller avdelning och en ruta per dag där du skriver in antal personer som behövs på just den uppgiften den dagen. Summera antalet personer totalt till en rad längst ner för att kunna göra prognoser över beläggning och lönekostnader. Med det här färdigt har du nu en bra bild över hur företaget kommer att gå den närmaste tiden. Det är också mycket enklare att gå vidare och lägga ut de olika passen på dina faktiska anställda eftersom du har full koll på hur många som behövs och med vilken kompetens. Du kan också se om du har ett kommande rekryteringsbehov och vilken profil som du i så fall söker.

Allteftersom prognosen blir verklighet och tiderna bokas in och rapporteras av kan du göra anteckningar i ditt behovsschema rörande utfallet. Anteckningarna hjälper dig att komma ihåg saker till nästa gång du lägger ett behovsschema. Om det t.ex. var för hög bemanning, eller om du behövde mer av en viss kompetens, eller om kanske orderingången var högre än du hade beräknat.

2. Ta hjälp av dina anställda i din schemaläggning

Att schemalägga andra är en komplicerad uppgift då man skall få tiden att gå ihop samtidigt som de anställda känner sig nöjda och prioriterade. Vi har tre verktyg som gör det möjligt. Ett exempel där de kommer väl till användning är Malmö Stads bemanningsenhet för sjuksköterskor. De har fenomenalt låg personalomsättning, nöjda anställda och tillsätter över 98% av alla kundbeställningar genom att låta de anställda bidra till Att schemalägga andra är en komplicerad uppgift då man skall få tiden att gå ihop samtidigt som de anställda känner sig nöjda och prioriterade. Vi har tre verktyg som gör det möjligt. Ett exempel där de kommer väl till användning är Malmö Stads bemanningsenhet för sjuksköterskor. De har fenomenalt låg personalomsättning, nöjda anställda och tillsätter över 98% av alla kundbeställningar genom att låta de anställda bidra till schemaläggningen.

Önskeschema

Önskeschema betyder att de anställda rapporterar in när de vill jobba till arbetsgivaren

Schemaläggning underlättas med önskeschema

Det kan kännas som en liten förändring eftersom de flesta arbetsgivare redan bekräftar det lagda schemat med den anställde men att införa önskeschema gör stor skillnad. De anställda känner att de får tillbaka kontrollen över sina liv och du som schemaläggare får en översikt som gör det enkelt att välja rätt person till rätt pass. När det sker en förändring ser du direkt vilka som vill jobba och vilka som inte är tillgängliga vilket gör att du kan boka majoriteten av din personal enligt deras önskemål.

Trots kraftigt varierande behov så lyckas Malmö Stad boka majoriteten av sin personal enligt deras önskemål, eftersom det visar sig att önskemålen varierar lika mycket. Vissa föredrar att jobba kväll, andra helger för att få extra OB, medan vissa hellre tar fler timmar men håller sig till dagtid.

Öppna pass

Öppna pass går hand i hand med behovsschemat. De gör det möjligt för din personal att själva anmäla sig till pass du redan bokat ut.

Öppna pass

Så snart du publicerat ditt behovsschema kan personalen anmäla intresse till passen.

Intresseförfrågan

Vad gör man då om alla som har önskat ett visst pass redan är bokade och du fortfarande behöver mer personal? Eller om en anställd blir sjuk och deras pass måste flyttas till någon annan? Man tar återigen hjälp av de anställda. Skicka ut passet till alla behöriga i en intresseförfrågan (finns i Timezynk, men går också att göra via t.ex. SMS eller e-post) och luta dig sedan tillbaka medan svaren kommer in.

Intresseförfrågan kan snabbt ge dig svar på vem som är mest lämpad att schemalägga

Dina anställda vet att en intresseförfrågan innebär att du har ett kritiskt behov samt att det är en bra chans för dem att få några extra timmar på lönen. Allteftersom svaren kommer in kan du sedan göra klart din schemaläggning och fylla behovet. Utbokningen av de inkomna svaren från både intresseförfrågan och öppna pass går att automatisera så att bokning sker enligt “först till kvarn”-principen. Tillsammans kan de här sätten att jobba göra stor skillnad för din verksamhet. För Malmö Stad är detta verktyget som ger extra snabb svarstid, bokar de sista passen på obekväma tider och löser kriser vid sjukdom eller förhinder.

3. Organisera efter schemaläggning

Du kan organisera dina anställda för att underlätta schemaläggning och snabbt hitta rätt person till rätt pass. Börja med att tänka igenom vilka faktorer som är viktiga för att avgöra vem som kan jobba vilket pass. Som exempel kan vi använda Bemannica, ett snabbväxande företag som hyr ut personal till ICA-butiker runt om i hela Sverige.

De har delat in sina anställda dels efter ort och dels efter de olika uppgifterna som de är utbildade och har erfarenhet av. När de får in en ny beställning, så kan de direkt plocka fram en färdig lista på anställda som både bor på rätt ort och som har rätt kompetens och snabbt ge kunden besked. För Bemannica hanteras listorna automatiskt av Timezynk, men det går att göra manuellt också.

Taggar gör det lättare att schemalägga rätt person

Tänk på att skapa listorna i förväg för alla relevanta kombinationer av kompetenser, utbildningar, ort och erfarenhet som är viktigt för dig i ditt urval. Samma anställd kan ofta finnas med på flera listor. Det viktiga är att när du behöver mer personal, kan du enkelt plocka fram rätt lista och sätta igång att fördela passen. Utan att först tänka igenom person för person och avgöra ifall de är lämpliga.

4. Kommunicera oftare

Det har hänt oss alla att vi har gjort upp bra planer, kanske kommit överens om något med en kund, trott att vi har meddelat tydligt vad som gäller till vår personal, men när den avtalade tiden och dagen kommer så är den anställde någon annanstans och kunden upprörd.

En av de viktigaste faktorerna i tydlig kommunikation till en grupp är att man är konsekvent med var och när man kommunicerar. Det gör att målgruppen vet var de ska leta efter information och när eller hur ofta de behöver göra det. Skapa därför fasta rutiner runt hur du kommunicerar de anställdas schemaläggning och håll sedan ett möte där du berättar hur det kommer att fungera samt ger alla ett papper med samma information.

Kommunikation är viktigt för att förankra schemaläggningen i organisationen

Ett exempel skulle kunna vara: Vid schemaläggning i ett datorsystem, se till att det är möjligt för de anställda att när som helst gå in i sin mobil och se både schema och tidrapporter. Fasta veckoscheman är färdiga onsdagen veckan innan. Då är de antingen synliga i de anställdas telefoner, eller mailas ut ifall du saknar ett system. Anställdas önskescheman ska vara inskickade senast måndagen veckan innan för att kunna tas i beaktande. De läggs antingen in direkt i systemet eller mailas till chefen. Plötsliga behov eller förändringar kommuniceras som förfrågningar eller meddelanden i de anställdas schemaapp, alternativt via SMS. Tidrapporter ska fyllas i samma dag som passet har arbetats för att ingen tid ska glömmas. Rapporterna skickas in direkt via mobilen, eller samlas ihop på en veckolista som mailas till chefen senast söndag kväll.

När du har bestämt rutinerna, håll fast vid dem. Håll de tider och löften som du själv har satt upp, och håll de anställda ansvariga för att de håller sin del. Inom ett par veckor kommer rutinerna att ha satt sig. Du kommer att märka att du inte längre behöver påminna folk att följa dem. Underlaget som du behöver för lön och fakturor finns på plats när du behöver det och önskescheman i tid underlättar din planering. De anställda vet var de ska vara och när, och är trygga i att veta att de får tydlig information i god tid.

5. Rutiner för lön- och fakturaunderlag

Det viktigaste för att underlätta hanteringen av underlagen till dina lön- och fakturasystem är att ha väl utarbetade rutiner. Du kan använda pappersmallar, Excelmallar eller ett schemasystem som Timezynk.

Attestera smidigare när tidrapporterna kan jämföras med din schemaläggning

Det viktiga är att du har ett fast format för tidrapporteringen samt fasta dagar när rapporterna ska vara inlämnade. Då det blir lätt att se vilka som behöver en extra påminnelse. Tidrapporten bör innehålla den anställdes namn, eventuellt vilken kund den anställde arbetat för (om ni fakturerar er tid), start- och sluttider för arbetspassen, frånvaro samt OB och övertid. Den anställde konterar och summerar, så behöver du bara attestera tidrapporten när den kommer in. Se till att ta in tidrapporterna varje vecka. Det gör det lättare för de anställda att rapportera när de har arbetspassen i färskt minne. Det gör också att du som mest kan bli en vecka sen med underlag och fakturering. När du väl fått in alla underlag summerar du informationen och registrerar den i ditt löne- respektive fakturasystem. Med Timezynk förs underlagen över automatiskt.

6. Samla allt på ett ställe – i pärm, mapp eller schemaläggningssystem

Schemaläggning påverkar och spänner över stora delar i din verksamhet. Den styr hur din personal arbetar, påverkas av din orderingång, är underlag för lön och eventuellt även fakturering. Det är ett viktigt verktyg i budgetarbetet och för att planera personalbehov, organisation och kompetensutveckling. För att göra det snabbt och enkelt för dig att dra nytta av detta, är vårt tips att samla allt på ett ställe.

Allt på ett ställe

Oavsett om du har det i ett centralt schemaläggningsystem, en mapp på din dator eller kanske en hylla med pärmar och en whiteboard så behöver du snabbt kunna hitta rätt information beroende på vilken uppgift du ska utföra.

Organisera schemaläggningen efter de olika delarna du jobbar med. Lägg till exempel behovsschemat bredvid önskeschemat och orderingången så att du har allt bakgrundmaterial samlat när du ska lägga nästa månads personalschema. Samla tidrapporter ihop med personalschemat så att du kan jämföra och se eventuella avvikelser. Ha dina kompetensuppdelade personallistor samlade så att du vid sjukdom eller annan schemaändring snabbt kan hitta rätt ersättare. Ha färdiga mallar tillgängliga för veckoschema, önskeschema och ändrings-SMS så att det är lätt och smidigt för dig att hålla dina kommunikationsrutiner. Använder du Timezynk finns allt detta inbakat redan.

Tack för att du har läst vår guide Tack för att du har läst vår guide 6 steg till effektiv schemaläggning! Med alla de ovan nämnda verktygen inom snabbt räckhåll för dig är vi övertygade om att du kommer att ta ditt företag till en ny nivå, och att det kommer att märkas på både effektivitet, arbetsglädje och lönsamhet.

Testa Timezynk gratis 14 dagar!

14 dagar kostnadsfri testperiod
Vi hjälper dig anpassa systemet till din verksamhet.
Personlig utbildning av Timezynk
Du binder dig inte till något efter testperiodens slut.







 

Vanliga frågor och svar om schemaläggning

Vad är bra att tänka på vid schemaläggning?

Att både skapa struktur och delaktighet. Det är viktigt för både effektivitet och personalhälsa att göra personalen delaktig i schemaläggningen och ha en konsekvent struktur för hur du jobbar med schemat.

Vilka regler finns vid schemaläggning?

Både arbetstidslagar, kollektivavtal och branschlagstiftning kan påverka din schemaläggning. Allmänna regler är bestämmelser kring dygns- och veckovila, men olika branscher som transport och sjukvård har även specifika regler kring längd och klockslag på arbetspass.

Finns app för schemaläggning?

Ja, Timezynk har appar till både mobiltelefoner och surfplattor för att både skapa och titta på schemaläggningen och också skicka meddelanden, svara på förfrågningar och rapportera in arbetad tid.

Hur lägger man schema online?

Det smartaste är att använda ett molnbaserat system som Timezynk som från början är byggt för schemaläggning och samarbete och är tillgängligt på många plattformar.

Hur ser optimal schemaläggning ut?

Som företagare är det viktigt att planera den fasta personalen först, för att sedan lägga ut ströpass på deltidspersonal eller bemanning. På så sätt nyttjar man de resurser man har fullt ut. Det är viktigt att lyssna dina medarbetare och göra dem delaktiga för skapa god hälsa och få ett schema som alla är nöjda med.

Prova idag!

Om du inte har ett Timezynk-konto så skapa ett konto nedan för att testa gratis!