7 tips om een goed werkrooster te maken

Een werkrooster maken doe je niet zomaar. Voordat je een goede planning kunt maken, moet je het bedrijf door en door kennen. Je moet weten welke vaardigheden en middelen nodig zijn voor elke dienst. Ook is het belangrijk dat je het personeel goed kent. Alleen dan kun je de juiste persoon inplannen voor een shift.

Wanneer je te maken hebt met personeel, kunnen er aardig wat veranderingen optreden in planning. Wanneer iemand uitvalt, ziek is of een dag vrij neemt, is het belangrijk snel te kunnen handelen en de planning aan te passen. Voor organisaties met werknemers die in ploegendienst werken, wordt het bijna een fulltime baan om roosters af te blijven stemmen op de eisen van het bedrijf en tegelijkertijd iedereen tevreden te houden.

Kortom: het maken van een werkrooster brengt een hele hoop uitdagingen met zich mee. Hoe ga je met al die uitdagingen om? Wij zetten de grootste uitdagingen voor je op een rijtje en geven je tips om ze aan te pakken.

1. Het juiste aantal mensen hebben

Het is een hele uitdaging om de behoeften van een bedrijf te matchen met de beschikbaarheid van personeel. Bij het maken van de planning moet je rekening houden met de individuele wensen van een groot aantal verschillende werknemers. Helaas sluiten die vaak nét niet helemaal op elkaar aan.

Om deze uitdaging op te lossen, kun je de hulp van de medewerkers zelf inschakelen. Laat het personeel vooraf aangeven wanneer ze willen werken. Dit kan met een zogenaamde wensenlijst. Zo geef je medewerkers meer controle over hun eigen rooster. Ze kunnen activiteiten buiten het werk om plannen, zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken dat hun plannen worden verstoord door hun werkschema. Daarbij geeft de wensenlijst jou als manager meer flexibiliteit. Heb je plots twee extra mensen nodig? Je ziet precies wie er beschikbaar is en hoeft niet iedereen één voor één te bellen of ze een extra shift willen werken.

Het kan natuurlijk altijd gebeuren dat iedereen die beschikbaar is al is ingeroosterd en je alsnog personeel nodig hebt. Of misschien is iemand op het laatste moment ziek geworden. Om dit op te lossen, kun je in één keer een verzoek sturen aan iedereen die de shift mogelijk kan draaien. Veel Het kan natuurlijk altijd gebeuren dat iedereen die beschikbaar is al is ingeroosterd en je alsnog personeel nodig hebt. Of misschien is iemand op het laatste moment ziek geworden. Om dit op te lossen, kun je in één keer een verzoek sturen aan iedereen die de shift mogelijk kan draaien. Veel roosterprogramma’s hebben hier een automatische functie voor, maar je kunt natuurlijk ook altijd een sms of e-mail versturen. Aan de hand van de antwoorden die je krijgt, kun je het schema aanpassen.

2. Het juiste personeel beschikbaar hebben

Om iemand in te plannen voor een bepaalde ploegendienst, moet diegene niet alleen beschikbaar zijn, maar ook over de juiste vaardigheden voor de dienst beschikken. Door werknemers te verdelen in categorieën, wordt het makkelijker om de juiste persoon voor de juiste dienst te vinden.

Hoe gaat dat categoriseren van werknemers in zijn werk? Bedenk eerst welke factoren belangrijk zijn om te bepalen of iemand in een bepaalde shift kan werken. Denk hierbij aan combinaties van vaardigheden, opleidingen, locatie en ervaring. Vervolgens kun je het personeel op basis van deze criteria verdelen in groepen.

Nadat het personeel is onderverdeeld in categorieën, gaat het maken van een werkplanning een stuk sneller. Je kunt meteen de juiste lijst aan medewerkers erbij pakken om diensten te verdelen en hoeft niet eerst per persoon na te denken en te beslissen of ze de dienst wel kunnen draaien.

3. Het personeel voldoende pauzes geven

Het is belangrijk dat werknemers kunnen herstellen. Dat geldt zowel gedurende de werkdag als tussen verschillende diensten. In eerste plaats is voldoende rust goed voor het welzijn van medewerkers. Daarnaast gelden er ook regels en wetten over pauzes vanuit de arbeidsovereenkomsten, vakbond en arbeidsmarkt waar je als werkgever aan moet voldoen.

Door een roosterprogramma te gebruiken, weet je zeker dat jouw medewerkers voldoende pauze krijgen. De meeste roosterprogramma’s geven je een waarschuwing wanneer de limiet van het aantal gewerkte uren is bereikt, zodat je medewerkers nooit te lang inplant.

4. Vakantieperiodes en vakanties beheren

Elke zomer loopt menig bedrijf er weer tegenaan om het vakantieschema van alle werknemers kloppend te maken. Om dit jaar niet weer tegen de lamp te lopen, is het belangrijk je goed voor te bereiden en ruim op tijd te beginnen met plannen. Ook hier kun je weer een wensenlijst gebruiken. Een andere optie is om afdelingen en teams zelf te laten voorstellen hoe de vakantieperiode moet worden bemand.

Hoe goed je je ook voorbereid op de vakantieperiode, het kan altijd voorkomen dat niet iedereen vrij is in de weken die zijn voorkeur hebben. Het is immers onmogelijk om iedereen dezelfde week vrij te geven, vooral niet als het om mensen met dezelfde competenties gaat. Door dit duidelijk naar de medewerkers te communiceren, zorg je voor begrip, ook als niet iedereen zijn vakantie in de gewenste week kan plannen.

5. Omgaan met avond- en nachtdiensten

Een planning maken voor een 9 tot 5 is al een klus op zich. Maar als je ook nog te maken hebt met verschillende dag- en nachtdiensten, wordt het pas écht ingewikkeld. Misschien werk je wel met oproepkrachten, een ploegenschema of werktijden die verschillen tussen verschillende weekdagen en verschillende shifts. Dit alles zorgt ervoor dat het maken van een werkrooster een behoorlijk gepuzzel wordt.

Hoe los je deze puzzel op? Het belangrijkste is dat je de lengte van de ploegendienst bijhoudt, hoeveel ploegen er achter elkaar worden gewerkt en hoe verschillende ploegendiensten worden gecombineerd. Kijk ook hier goed naar wat de Arbeidstijdenwet zegt over het inplannen van rust voor werknemers.

6. Sneller roosterwijzigingen afhandelen

Er zijn duizenden oorzaken die ervoor zorgen dat een rooster moet worden aangepast. Medewerkers hebben immers een leven buiten het werk en soms gebeurt er iets waardoor ze niet op het werk kunnen verschijnen. Misschien worden ze zelf ziek of moeten ze thuisblijven voor een ziek kind. Het kan gebeuren dat het openbaar vervoer niet rijdt en ze niet (op tijd) op het werk kunnen verschuiven. Of misschien plaatst een klant plots een grotere bestelling, waardoor er meer medewerkers op het werk nodig zijn dan verwacht.

Gelukkig zijn er een aantal dingen die je kunt doen om je goed voor te bereiden op plotselinge veranderingen in het werkrooster. Begin met het opstellen van een behoefteschema voor de komende drie tot zes maanden. Dit is een compleet rooster met ploegendiensten, maar dan zonder informatie over wie er gaat werken. Je hoeft nog niet na te denken over de invulling van het schema, maar alleen over hoeveel medewerkers en welke competenties er nodig zijn.

Wanneer je precies weet hoeveel medewerkers er nodig zijn en welke vaardigheden zij moeten hebben, wordt het veel makkelijker om de diensten te verdelen onder de huidige werknemers. Daarnaast levert het maken van een behoefteplanning nog veel meer voordelen op. Het is een goed hulpmiddel voor het maken van prognoses en budgetten. De planning geeft ruim van tevoren een indicatie over de bezetting en geschatte personeelskosten.

Werknemers vinden het fijn om op tijd te weten wanneer ze de komende tijd moeten. Zo kunnen ze alvast plannen maken voor leuke dingen in hun vrije tijd. Zorg daarom dat je minimaal twee weken van tevoren het concrete werkrooster invult. Naast dat medewerkers dit fijn vinden, geeft het ook de mogelijkheid om alvast een planning te maken voor onvoorziene gebeurtenissen.

Klinkt dit alles wat ingewikkeld? Met een roosterprogramma wordt het een stuk eenvoudiger. Wanneer je een wijziging maakt, wordt dat in realtime bijgewerkt. Zo hebben medewerkers op elk moment toegang tot het nieuwste rooster.

7. Op tijd de juiste informatie krijgen

Tijdens het bijhouden van de salarisadministratie en facturering is het ontzettend vervelend om steeds achterstallige tijdrapporten te moeten achterhalen. Het doen van de administratie wordt zo een hele klus en de efficiëntie is ver te zoeken. Gelukkig kan het ook anders. Het begint allemaal met een goede routine.

Je maakt je administratie stukken efficiënter door regelmaat te creëren en vaste dagen in te voeren waarop medewerkers rapporten met hun gewerkte uren moeten indienen. Je ziet zo meteen wie nog een extra herinnering nodig heeft. Voor ook zelf elke week de tijdrapporten in. Het is voor medewerkers een stuk makkelijker om hun diensten te rapporteren wanneer deze nog vers in hun geheugen zitten.

Zodra alle documentatie binnen is, kun je deze samenvatten en registreren in het salaris- en facturatiesysteem. Wanneer je gebruik maakt van een planningstool, is het vaak mogelijk de gegevens over te dragen met een simpele druk op de knop.

8. Bonus: maak werkroosters in een roosterprogramma

Je zag het al in verschillende tips terugkomen: het gebruiken van een goed roosterprogramma zorgt ervoor dat het maken van een werkrooster een stuk makkelijker en efficiënter wordt. Alle stappen die je in dit artikel gelezen hebt, komen terug in de Timezynk-software. Benieuwd of het ook voor jou werkt? Probeer de software dan 14 dagen gratis uit. Vul hieronder je e-mailadres in om meteen je gratis testaccount aan te maken.

Maak een testaccount aan!

Accept and close - This site uses non personally identifiable cookies to gather anonymous website usage statistics - Opt out.