Logg inn Meny Timezynk

I denne veiledningen Effektiv tidsplanlegging i seks trinn gir vi deg nyttige og konkrete tiltak som gjør tidsplanlegging og personalhåndtering enklere og mer effektivt. Veiledningen hjelper deg å planlegge raskere, gir deg mer fornøyde medarbeidere og lavere medarbeideromsetning og gjør det lettere å håndtere endringer. Rett og slett jobbe mer effektivt, slik at du får mer tid til andre ting. Vi kommer til å se på:

  1. hvordan du kan få medarbeiderne til å hjelpe deg med tidsplanleggingen ved bruk av ønsketurnus og skiftforespørsler
  2. hvordan du kan organisere medarbeiderne dine slik at det blir enkelt å finne rett person til rett skift
  3. hvordan du kan gjøre tidsplanleggingen mer proaktiv ved å sette opp et behovsskjema
  4. hvor viktig kommunikasjon er for effektiv tidsplanlegging
  5. hvordan du kan forenkle lønns- og fakturahåndteringen
  6. hvordan du kan samle alle trinnene i ett tidsplanleggingssystem.

1. La medarbeiderne hjelpe deg

Malmö kommunes bemanningsenhet for sykepleiere har en unikt lav medarbeideromsetning og fornøyde medarbeidere, og belegger over 98 prosent av alle kundebestillinger ved å la medarbeiderne bidra i tidsplanleggingen. Dette har de klart takket være to viktige verktøy: ønsketurnus og skiftforespørsel. Sammen kan disse to arbeidsmetodene gjøre en stor forskjell for virksomheten din.

Ønsketurnus

Ønsketurnus innebærer at medarbeiderne sender inn sin egen drømmeturnus til arbeidsgiveren. Dette kan virke som en ubetydelig endring, siden de fleste arbeidsgivere allerede bekrefter oppsatt turnus med medarbeideren, men å innføre ønsketurnus gjør en stor forskjell. Dels gir det medarbeidere med varierende arbeidstider tilbake kontrollen over eget liv. Plutselig kan de planlegge utflukter, trening og sosialt samvær uten at planene går i vasken på grunn av neste ukes turnus. Dels gir det deg som leder en helt annen oversikt og gjør det lett å velge rett person til rett skift. Og når du plutselig trenger to personer ekstra, ser du med én gang hvem som kan og vil jobbe, uten å måtte ringe rundt og mase på folk. Du vet at medarbeiderne blir glade og takknemlige for det nye skiftet, siden det allerede passer inn i deres private planer.

Selv om Malmö kommune har et svært varierende bemanningsbehov, klarer de å oppfylle de fleste ønskene fra medarbeiderne, ettersom disse varierer like mye som arbeidsgivers behov. Noen foretrekker å jobbe på kveldstid, andre i helgene for å få ekstra tillegg, mens noen gjerne tar flere timer så lenge de kan jobbe på dagtid.

Skiftforespørsel

Hva gjør du så hvis alle som har ønsket seg et bestemt skift, allerede er satt opp og du fremdeles trenger flere på jobb? Eller om en medarbeider blir syk og skiftet må tas over av noen andre? Igjen – du får medarbeiderne til å hjelpe deg. Send alle berørte en skiftforespørsel (finnes i Timezynk, men kan også sendes via f.eks. SMS eller e-post), len deg tilbake og vent på svar. Medarbeiderne dine vet at en skiftforespørsel betyr at du har et kritisk behov, og at det er en god mulighet for å få noen ekstra timer på lønnsslippen. Etter hvert som svarene kommer inn, kan du plotte inn informasjonen i turnusen og fylle behovet. For Malmö kommune gir dette verktøyet ekstra kort responstid, gjør det lettere å fylle de siste ubekvem arbeidstid (UA)-skiftene og løser kriser ved sykdom eller forhindring.

2. Organiser i henhold til turnusen

Du kan organisere medarbeiderne dine slik at det blir enkelt å finne rett person til rett skift. Begynn med å tenke gjennom hvilke faktorer som er viktige for å avgjøre hvem som kan jobbe når. Som eksempel kan vi bruke HeavenScent, et hurtigvoksende foretak som arrangerer demonstrasjoner og andre events rundt parfymer og skjønnhetsprodukter, og som i dag finnes i Stockholm, Göteborg og Malmö.

De har gruppert medarbeiderne sine dels etter sted, og dels etter de ulike merkene og produktene de er opplært i. Når de skal arrangere en ny event, kan de bare ta frem en ferdig liste over medarbeidere som både bor på riktig sted og har riktig kompetanse. For HeavenScent håndteres listene automatisk av Timezynk, men dette kan også gjøres manuelt.

Husk å sette opp listene på forhånd for alle kombinasjoner av kompetanse, utdanning, sted og erfaring som er relevante for deg. Samme medarbeider vil ofte stå på flere lister. Poenget er at når du trenger mer personal, kan du enkelt finne frem riktig liste og sette i gang med å fordele skiftene, uten å måtte tenke gjennom om hver enkelt medarbeider passer for jobben.

3. Se fremover

Et behovsskjema er en fullstendig oversikt over hvor mye personal du trenger på ulike dager og tider som ikke tar hensyn til hvem som skal jobbe. Å jobbe med en tom turnus gjør det lettere å konsentrere seg om det totale behovet og fordeling av kompetanse, spesielt når man vil planlegge litt lenger frem til tid. Det er også et godt verktøy når du vil lage prognoser og sette opp budsjetter, ettersom det gir en pekepinn på belegg og omtrentlige personalkostnader lang tid i forveien.

For å begynne å lage et behovsskjema, kan du se på tidligere lønnsslipper eller timerapporter for å finne ut hvordan belegg og behov så ut i samme periode sist år. Du ser lett om du har bemanningsbehov som påvirkes av sesong eller helg, slik at du kan ta høyde for det. Tenk tilbake på situasjonen – hadde du nok folk, for mange, eller for få? Deretter ser du fremover. Har foretaket vokst siden da? Har dere fått inn nye ordrer eller kunder? Har sesongmønsteret endret seg?

Hvis du har et planleggingsprogram der du kan legge inn behovsskjema, bruker du det. Hvis ikke kan du lage et regneark for 3–6 måneder frem i tid, med for eksempel en rad per kompetanseområde eller avdeling og en boks per dag der du skriver inn antall personer som trengs til akkurat den oppgaven den dagen. Summer det totale antallet personer i en rad nederst for å lage prognoser for belegg og lønnskostnader.

Nå har du et godt bilde av situasjonen for foretaket i tida som kommer. Det er også mye lettere å gå videre til å fordele de forskjellige skiftene på medarbeiderne dine, siden du har full oversikt over hvor mange personer og hva slags kompetanse som trengs. Du kan også se om det vil oppstå et rekrutteringsbehov i fremtida og hva slags profiler du i så fall trenger.

Etter hvert som prognosene blir virkelighet og timene belegges og rapporteres inn, kan du notere utfallet i behovsskjemaet ditt. Notatene hjelper deg å huske detaljene til neste gang du skal sette opp et behovsskjema. Var bemanningen for høy, trengte du mer av en bestemt type kompetanse, eller var ordreinngangen høyere enn beregnet?

4. Kommuniser oftere

Du har lagt en god plan, blitt enig med kunden, trodd at du har gitt medarbeiderne tydelig beskjed om hva som gjelder – og så, når dagen kommer, er medarbeideren et annet sted og kunden er sint. Det kan skje selv den beste.

Noe av det viktigste for å kunne kommunisere tydelig til en gruppe, er å være konsekvent på hvor og når man kommuniserer. Det gjør at målgruppa vet hvor de finner informasjon og når eller hvor ofte de må søke den. Skap derfor faste rutiner for hvordan du kommuniserer medarbeiderturnusen, og hold et møte der du forteller hvordan ting vil fungere og gir alle et dokument med den samme informasjonen. Et eksempel kan være:

Hvis du setter opp turnuser i et planleggingsprogram, bør du sørge for at det er mulig for medarbeiderne når som helst å gå inn på mobilen og se både turnus og timerapporter. Faste uketurnuser er klare på onsdag uken i forveien, og er enten synlige på medarbeidernes telefon eller, hvis du mangler et system for dette, sendes til dem på e-post. Medarbeiderne må sende inn sin ønsketurnus senest på mandag uken i forveien for at den skal bli tatt hensyn til. Ønsketurnusen legges enten direkte inn i planleggingsprogrammet eller sendes på e-post til leder. Plutselig oppståtte behov eller endringer kommuniseres som forespørsler eller meldinger i medarbeidernes turnusapp, eller på SMS. Timerapporter skal fylles ut på skiftdagen for at ingen arbeidstid skal bli utelatt. Rapportene sendes inn direkte på mobilen eller samles opp på en ukeliste som sendes til lederen på e-post senest søndag kveld.

Når du har fastlagt rutinene, bør du holde på dem. Hold deg til de tidspunktene og løftene du har oppgitt, og hold medarbeiderne ansvarlig for å oppfylle sine forpliktelser. Innen et par uker vil rutinene ha satt seg, og du kommer til å merke at du ikke trenger å minne folk på å følge dem. Underlaget du trenger til lønn og fakturaer er på plass når du trenger det, og ønsketurnusene gjør det lettere for deg å planlegge. Medarbeiderne vet hvor de skal være og når, og er trygge på at de får tydelig informasjon i god tid.

5. Rutiner for administrasjon

Det viktigste for å kunne forenkle håndteringen av underlagene til lønns- og fakturasystemet er å ha gode og gjennomtenkte rutiner. Du kan bruke maler på papir eller i Excel, eller et planleggingsprogram som Timezynk. Det viktigste er at du har et fast format for timerapportering og faste rapporteringsfrister, slik at det blir lett å se hvem som trenger en ekstra påminnelse.

Timerapporten bør inneholde medarbeiderens navn, eventuelt hvilken kunde vedkommende har jobbet for (hvis dere fakturerer tid), start- og sluttid for skiftet, fravær samt UA og overtid. Medarbeideren koder og summerer, så alt du trenger å gjøre, er å autorisere timerapporten når den kommer inn. Sørg for å innhente timerapporter hver uke. Det er lettere for medarbeiderne å rapportere når de har skiftet friskt i minne. Dessuten slipper du å bli mer enn én uke forsinket med underlag og fakturering. Når du så har fått inn alle underlagene, summerer du informasjonen og registrerer den i lønns-/fakturasystemet. Med Timezynk overføres underlagene automatisk.

6. Samle alt på ett sted

Tidsplanleggingen påvirker og berører store deler av virksomheten din. Den styrer hvordan medarbeiderne jobber, påvirkes av ordreinngangen og utgjør underlag for lønn og eventuelt også fakturering. Den er et viktig verktøy i budsjettarbeidet og når du skal planlegge personalbehov, organisering og kompetanseutvikling. For å gjøre det raskt og enkelt for deg å dra nytte av dette, er vårt tips å samle alt på ett sted. Enten det er et sentralt planleggingsprogram, en mappe på PCen eller kanskje en hylle med permer og en whiteboard, må du raskt kunne finne riktig informasjon til oppgaven du skal gjøre.

Organiser materialet ut fra hva du jobber med. For eksempel kan du legge behovsskjemaet sammen med ønskeskjemaet og ordreinngangen, slik at du har alt av bakgrunnsmateriale samlet når du skal planlegge neste måneds turnus. Legg timerapporter sammen med turnusen, slik at du kan sammenlikne og se eventuelle avvik. Ha de kompetanseinndelte personallistene dine samlet, slik at du ved sykdom eller andre endringer i turnusen raskt kan finne riktig vikar. Ha ferdige maler tilgjengelig for ukesturnus, ønsketurnus og endrings-SMS, slik at det er lett å holde på kommunikasjonsrutinene.

Takk for at du har lest vår veiledning Effektiv tidsplanlegging i seks trinn! Med alle verktøyene som er nevnt over, er vi overbevist om at virksomheten din kommer til å bli mye mer effektiv, og at du kommer til å merke dette på både større arbeidsglede og økt lønnsomhet.

Les mer om Timezynk

For mer information eller gratis demo kontakt oss på 040-475 473 eller support@timezynk.com