Logg inn Meny Timezynk

Hvis du jobber med tidsplanlegging, bruker du sikkert allerede et hjelpemiddel for å gjøre jobben lettere. To vanlige verktøy er planleggingsmaler og planleggingsprogrammer. I denne veiledningen beskriver vi verktøyene, hva som skiller dem fra hverandre og når du bør velge hvilket verktøy. Vi håper at veiledningen vil gjøre det lettere for deg å velge det som passer best for deg.

Nederst finner du dessuten en gratis planleggingsmal som du kan laste ned!

Definisjon på planleggingsmal
En planleggingsmal er en datafil.

Definisjon på planleggingsprogram
Et planleggingsprogram er et dataprogram som er lagd for tidsplanlegging med tilgang for flere brukere og på flere plattformer.

Grunnleggende forskjeller

Den største forskjellen mellom en planleggingsmal og et planleggingsprogram er at det første er en datafil og det andre et helt dataprogram. Nedenfor forteller vi om øvrige forskjeller.

Kommunikasjon

Planleggingsmalen har ingen koblinger til brukere eller applikasjoner, men må kopieres eller skrives ut. Med en slik mal er det mer tungvint å varsle om endringer og få inn timerapporter. Planleggingsprogrammet kan derimot integreres i andre dataprogrammer, for eksempel for overføring av informasjon til andre systemer. Det kan brukes av flere personer samtidig, og brukere kan sende meldinger til hverandre.

Tilgjengelighet

En planleggingsmal er sjelden ment for å brukes på andre måter enn fra en datamaskin. Moderne planleggingsprogrammer skal kunne åpnes og brukes både på datamaskin, nettbrett og mobiltelefon. Dermed er turnuser og tidsplaner alltid tilgjengelige, uansett hvor du befinner deg.

Funksjonalitet

I en planleggingsmal kan du bygge inn en del funksjonalitet, som automatisk summering og statistikk. Derimot kan du ikke lage underlag for overføring til fakturering og lønn. Et planleggingsprogram kan håndtere brukernes timerapporter, fordele dem på arbeidstid og UA og overføre dem til foretakets lønns- og fakturasystem.

Kilde

Er det flere som bruker malen, hender det rett som det er at det plutselig dukker opp flere maler. Det er fort gjort å glemme å sjekke hvor filen ble lagret sist noen gjorde en endring. Med et planleggingsprogram jobber alle brukere mot en og samme kilde. Det betyr at du alltid kan være sikker på at turnusen er oppdatert og at det er siste versjon.

Tilgangsbegrensning

I en planleggingsmal har du liten kontroll over hvem som kan gjøre eller se hva. Alle har tilgang til alt. I planleggingsprogrammet kan du gi medarbeidere, ledere og til og med eksterne brukere ulike tilgangsrettigheter. Dermed kan du styre hvilke brukere som har lov til å gjøre hvilke endringer og hva de kan se.

Sikkerhet

Hvis får virus på datamaskinen eller den krasjer eller blir ødelagt, er det viktig at informasjon ikke går tapt. Dette er sjelden et problem hvis du har planleggingsmalen lagret i skyen, eller på server som sikkerhetskopieres ofte. Verre er det hvis malen bare eksisterer på din egen datamaskin – som du kanskje ikke er like nøye med å sikkerhetskopiere? De fleste planleggingsprogrammer ligger i dag i skyen og sikkerhetskopieres dermed løpende. Informasjonen går aldri tapt. Andre sikkerhetsfordeler med planleggingsprogrammer er tilgjengelighetskontrollen vi nevnte over, samt det at du kan få en logg over hva som er gjort av hvem og når.

Hva slags virksomheter passer planleggingsmalen for?

Driver du et mindre foretak der alle medarbeiderne er heltidsansatte, passer planleggingsmalen utmerket. Da er du ikke avhengig av å få inn rapporter med arbeidet tid og trenger ingen funksjon for dette i malen. En mal kan også være tilstrekkelig hvis du opererer med turnuser som ikke endres så ofte og som ikke krever at flere samarbeider om planleggingen.

Velg planleggingsmal hvis du ...

  • ... bare har heltidsansatte.
  • ... ikke bruker timerapportering.
  • ... har få endringer i turnusene.
  • ... ikke trenger å legge opp turnusene i samarbeid med andre.

Hva slags virksomheter bør velge et planleggingsprogram?

Hvis foretaket ditt opererer med flere ulike ansattformer, er det ofte vanskelig å sette opp en god turnus for alle medarbeiderne. I slike tilfeller er et planleggingsprogram et bedre verktøy. Opererer dere med ulike ansattformer, må medarbeiderne levere inn oversikter over hvor mye de har jobbet, slik at du kan betale ut riktig lønn og fakturere kundene dine for tidsbruken. Da trenger du også et planleggingsprogram. Du bør også velge et planleggingsprogram hvis du har mange og hyppige turnusendringer som må kommuniseres til medarbeiderne og hvis flere personer, som for eksempel avdelingssjefer, jobber med tidsplanlegging.

Velg planleggingsprogram hvis du ...

  • ... har flere ansattformer: heltid, halvtid, deltid, timebasis osv.
  • ... har behov for lønns- og fakturaunderlag basert på innrapportert arbeidstid.
  • ... har mange endringer i turnusene.
  • ... har flere enn én person som skal sette opp turnuser.

Uansett hva du velger – ta første skritt i dag!

Hvis du vil gjøre det lettere å håndtere tidsplanleggingen, har du faktisk allerede tatt første skritt på veien ved å lese denne veiledningen. Og du kan allerede nå ta neste skritt ved å laste ned vår gratis planleggingsmal i Excel-format. Med den er du på god vei mot å få bedre kontroll over tidsplanleggingen. Hvis du senere ønsker å skaffe deg et komplett planleggingssystem, kan du importere malen din i Timezynk.

Hvis du vil ha flere tips, kan du lese vår veiledning Effektiv tidsplanlegging i seks trinn.

Last ned Timezynks gratis planleggingsmal i Excel!