Skapa ett välbalanserat arbetsschema som tillgodoser både verksamhetens och personalens behov. Med Timezynks schemaläggningsprogram effektiviserar du schemaläggningen, minskar kostnader samt säkerställer nöjda kunder och medarbetare.
Optimera ditt arbetsschema med vårt schemaläggningsprogram. Med hjälp av smidiga funktioner som rullande schema och mallar kan du enkelt skapa återkommande pass. Samarbeta effektivt med dina kollegor i realtid i ett diskret planeringsläge, och välj att publicera arbetspassen när du vill att personalen ska notifieras och se bokade arbetspass i sitt schema.
Det finns fortfarande många verksamheter som schemalägger sin personal med hjälp av Excel. Medan Excel är ett utmärkt hjälpmedel för att organisera, analysera och lagra data i tabellform, saknar det viktiga funktioner som underlättar och effektiviserar schemaläggning. Här listar vi 6 fördelar med att använda schemaläggningsprogram.
Moderna schemaläggningsprogram är vanligtvis tillgängliga digitalt på olika enheter såsom datorer, läsplattor och mobiltelefoner. Det innebär att medarbetarnas schema alltid är tillgängligt oavsett var de befinner sig och att som chef kan du enkelt hantera schemaläggningen även när du är på språng. Dessutom är det praktiskt för medarbetare att kunna rapportera arbetad tid direkt från mobilen. Genom att tidrapportera så fort ett arbetspass är avslutat minimerar man risken att glömma bort viktiga detaljer.
Med ett schemaläggningsprogram kan du spara tid och öka effektiviteten genom automatisering. Funktionen för rullande schema gör det enkelt att skapa och återanvända arbetsscheman över längre perioder, vilket minskar det manuella arbetet och ökar produktiviteten. Vid tidrapportering behöver du bara attestera rapporterna med några få klick, vilket sedan blir automatiskt underlag för lönekörning och fakturering som du sedan kan överföra direkt in i ditt löne- och faktureringssystem. Den automatiserade hanteringen av arbetsschemat gör det smidigt att snabbt skapa, granska och justera det efter behov. Kommunikationen med din personal är också smidigare då de har direkt tillgång till den senaste versionen av arbetsschemat via sina datorer och mobiler. Genom att automatisera dessa processer via ett schemaläggningsprogram frigör du värdefull tid som kan användas till det som är väsentligt.
Genom att involvera personalen i schemaläggningen ger du dem ökad kontroll över sina arbetstider samtidigt som du minskar tiden du lägger på schemaläggning. Med ett schemaläggningsprogram kan du enkelt skicka ut förfrågningar om tillgängliga arbetspass, och de anställda kan svara direkt via webben eller mobilen. Låt också personalen ange tillgänglighet i förväg och på så sätt underlätta personalplanering och förbättra kommunikationen i verksamheten.
I ett schemaläggningsprogram minskar du risken för inmatningsfel tack vare att många processer är automatiserade. Flera chefer kan arbeta med schemaläggningen samtidigt utan att oroa sig för att olika versioner av arbetsschemat sprids i verksamheten. Alla har tillgång till samma arbetsschema och alla ändringar sparas i loggar.
Ett schemaläggningsprogram kan hjälpa dig med din schemaläggning genom att till exempel varna för schemakrockar, om gränsen för avtalad arbetstid är nådd, eller om du har arbetspass som inte bemannats ännu. Dessutom förenklar digital tidrapportering processen för att noggrant hantera arbetade timmar och andra ersättningar, vilket säkerställer korrekt löneutbetalning.
Det finns schemaläggningsprogram som ger dig möjlighet att skapa både skräddarsydda rapporter och standardrapporter som innehåller information om dina arbetspass, bemanning och tidrapporter. Med sådana verktyg kan du, till exempel, enkelt få översikt över arbetade timmar, vilket är ovärderligt för att hålla koll på eventuell övertid. Dessutom ger dessa schemaläggningsprogram summeringar av intäkter och lönekostnader. Genom att analysera denna information kan du få värdefulla insikter som hjälper dig att göra en budget för framtida perioder.
Timezynk gör det enkelt att se personalens tillgänglighet och göra förfrågningar på pass som ska bokas, detta gör personalen direkt delaktig i planneringsarbetet vilket ger personalen en möjlighet att påverka sitt schema.
Timezynk skapar automatiskt pass som opublicerade de är då randiga vilket gör att endast arbetsledare och chefer kan se dem. Detta göra det möjligt att skapa schemat i lugn och ro, för att sedan kunna välja när man vill publicera schemat.
Timezynk varnar för överlappande och närliggande pass på användare och visar även ett jämförelsetal på användare med ett registrerat arbetstidschema hur mycket tid de har bokats jämfört med avtalet.
Timezynk finns på webben och som app både i Google Play or App Store.
Timezynk har flera olika sidor där man kan skapa pass, den mest centrala är schemat där man klickar i en ruta för att skapa ett pass på den rad/kolumnen. Fyll sedan i uppgifterna på passet och saknas någon information på passen som personalen behöver så hjälper Timezynk Support er lägga till de fält som behövs för att säkerställa att rätt information är tillgänglig för den bokade användaren.Hur ser optimal schemaläggning ut?
Som företagare är det viktigt att planera den fasta personalen först, för att sedan lägga ut ströpass på deltids/bemanning. På så sätt nyttjar man de resurser man har fullt ut. Lyssna gärna på användarnas åsikter genom att låta dem fylla i sin tillgänglighet.
