Funktioner som underlättar och effektiviserar schemaläggning, tidrapportering samt kommunikation

Att inte ha ett funktionellt verktyg till hands eller inte dra nytta av dess kapacitet kan påverka både din verksamhets lönsamhet och effektivitet men även stämningen hos personalen. Låt oss därför titta på de funktioner som kan vara till stor nytta både för dig och dina medarbetare och hur de kan hjälpa uppnå önskade resultat.

Låt systemet hålla koll på saker

Schemaläggning på en del företag och organisationer kräver detaljerade passbeskrivningar. Detta ökar vikten av att kunna lätt och snabbt inkludera all nödvändig information på passen samt göra den tillgänglig för personalen. Här kan en flexibel register struktur vara till nytta.

En flexibel register struktur ge dig en möjlighet att skapa anpassade listor med all information om dina kunder, arbetsplatser, uppdrag och projekt samt göra kopplingar mellan listorna så att du slipper fylla i massor med detaljer varje gång du skapar pass. Dessutom kan du välja vad som visas för dina anställda när de bokas på pass eller får ett jobberbjudande, vilket gör er intern kommunikation mycket smidigare.

Fakturering och lönekörningar blir också lättare att hantera när anställdas arbete automatiskt kopplas till rätt kund, projekt, kostnadställe, order, osv.

Ta hjälp av dina medarbetare

Att skapa ett väl balancerat schema som både tillgodoser verksamhetens behov och tar hänsyn till anställdas önskemål och situation kan vara en utmannande uppgift, särkilt om man gör det själv. Med sådana funktioner som tillgänglighetsrapporter, bokningsförfrågningar och passbyte kan den här uppgiften bli mycket lättare.

Med tillgänglighetsrapporter kan dina medarbetare berätta för dig när de är tillgängliga eller upptagna. Med denna information i åtanke kan du sedan fatta beslut som gynnar både verksamheten och dina medarbetare. Bokningsförfrågningar gör en stor skillnad för din verksamhets effektivitet då den tid du spenderar att bemanna lediga pass minskar kraftigt – från flera timmar per pass till några minuter. Dessutom får dina medarbetare vara delaktiga i schemaläggningen, vilket ledder till bättre arbetsmiljö och mer motiverad personal. Passbyte som du inte behöver att detaljstyra kan också bidra till bättre stämning på jobbet och minska stressiga situationer för dig när någon av dina medarbetare får förhinder och inte kan komma till jobbet.

Hantera akuta schemaärenden på språng

Du som chef eller atbetsledare har inte alltid lyxen att sitta i lung och ro vid din dator när du planerar verksamheten. Ibland behöver du sköta schemat på din mobil enhet, vilket kan vara ansträngande eller helt omöjligt om ditt schemaprogram inte är designat för det. Se till därför att du har tillgång till en mobilapp som inte bara gynnar dina anställda men också underlättar ditt arbete. Det är bra att kunna ha de väsentliga funktionerna tillgänliga i mobilappen, t.ex. att kunna skapa pass, boka/avboka personal, skicka jobberbjudanden, lägga till och hanterabefintlig information, osv.

Effektivisera tidrapportering

Medarbetares tidrapporter har en stor betydelse för verksamhetens ekonomi, men det innebär inte att tidrapportering ska vara krånglig och tidskrävande. Dina medarbetare ska kunna lätt skapa flera tidrapporter samtidigt om det inte finns några avvikelser från det som står på passen. Utöver detta ska dina anställda kunna självständigt skapa tidrapporter som inte är knytna till några schemalagda pass. Detta för att det inte alltid går att förutse verksamhetsbehov i förhand och att schemaläggning inte anses som nödvändig inom vissa företag. Har dina medarbetare möjlighet att använda sig av mallar när de skapar fristående tidrapporter så är det en ytterligare fördel då medarbetarna slipper fylla i återkommande information varje gång de skapar en tidrapport.

Skapa omfattande översikt och förbättra kommunikation

Idag planerar vi vår tid i olika program, vilket kan skapa både förvirring och frustration om våra planer inte kan synkroniseras mellan dem. Att kunna koppla schemaläggningsprogram till sådana verktyg som Google Kalender och kalender i Outlook skapar inte bara en omfattande översikt över medarbetarnas aktiviteter men också möjliggör effektiv intern kommunikation.

Är du intresserad av att lära dig mer om hur du kan underlätta och effektivisera din schemaläggning, tidrapportering och kommunikation läs mer på vår webbsida eller hör av dig till oss på Timezynk Support (support@timezynk.com, 040-475 473)

Prova idag!

Om du inte har ett Timezynk-konto så skapa ett konto nedan för att testa gratis!