Logga in menu Timezynk

Av
7 tips som löser ditt schemapussel

Schemaläggning är inte något som vem som helst kan göra. Den som ansvarar för schemaläggningen måste känna till verksamheten väl och förstå vilken kompetens och vilka resurser som krävs till varje arbetspass. Du ska känna personalen väl för att kunna matcha kraven med rätt person. Du ska också kunna hantera frekventa och snabba förändringar i schemaläggningen. För organisationer med anställda som jobbar i skift kan det nästan vara ett heltidsjobb att matcha scheman med företagskrav, vara rättvis och jämlik och försöka hålla alla på gott humör - samtidigt.

Här är de några av schemaläggningens utmaningar, och hur du kan tackla dem.

1. Att ha rätt antal personer på plats

Utmaningen är att få ihop verksamhetens behov med personalens tillgänglighet. Hänsyn ska tas till individuella önskemål. Lösningen är att ta hjälp av de anställda. Låt personalen i förväg rapportera in när de vill jobba (så kallat önskeschema). Det ger dem bättre kontroll över sina liv; de kan planera aktiviteter utan att oroa sig över att deras planer rubbas av nästa veckas schema. Det ger det dig som chef bättre flexibilitet; när du plötsligt behöver två personer extra ser du direkt vilka som är tillgängliga och slipper ringa runt och jaga.

Om alla redan är bokade och du fortfarande behöver mer personal, eller om någon blivit sjuk kan du skicka ut en förfrågan till alla behöriga (funktionen finns i många schemaprogram, men går också att göra via SMS eller e-post). Allteftersom svaren kommer in kan du göra klart schemat och fylla behovet.

2. Att ha rätt personal tillgänglig

Personalens kompetens måste matcha behoven för arbetspasset. Du kan i förväg kategorisera dina anställda för att göra det lätt att hitta rätt person till rätt pass. Tänk igenom vilka faktorer som är viktiga för att avgöra vem som kan jobba vilket pass. Ta hänsyn till alla relevanta kombinationer av kompetenser, utbildningar, orter och erfarenheter. Samma anställd kan finnas med på flera listor. Det viktiga är att när du behöver mer personal, kan du enkelt plocka fram rätt lista och sätta igång att fördela passen, utan att först tänka igenom person för person och avgöra om de är lämpliga.

3. Att låta personalen få tillräckligt med raster och vila

Medarbetarna måste få chans att återhämta sig, både under dagen och mellan arbetspassen. Här är det anställningsavtal, arbetsmarknadslagar och fackliga regler som styr. Se till att framför allt ha koll på arbetstidslagen. Många schemaprogram varnar när gränsen för antalet tillåtna arbetade timmar är nådd.

Viloperioder kan delas in i rast, paus, dygnsvila och veckovila. En rast innebär ett längre avbrott i arbetstiden, till exempel en lunchrast. Om det bara finns en rast under arbetsdagen ska den inte vara kortare än 30 minuter. Rasten räknas inte som arbetstid. Utöver rasterna ska kortare avbrott kunna göras, till exempel kaffepaus. Pausen räknas in i arbetstiden. Alla arbetstagare ska ha minst elva timmars sammanhängande ledighet under varje 24-timmarsperiod. Den så kallade dygnsvilan ska vara sammanhängande. Veckovilan ska vara minst 36 timmar under varje sjudagarsperiod. Ledigheten ska vara sammanhängan­de och läggas på helgen om det går.

Läs mer i vår guide Så påverkar nya arbetstidslagen din schemaläggning.

4. Att hantera semesterperioder och ledighet

En stor utmaning för många verksamheter är att sy ihop semesterschemat. Se till att vara ute i mycket god tid. Använd gärna önskeschema även här, eller låt de som arbetar på samma avdelning eller i samma arbetslag själva föreslå hur semesterperioden ska bemannas. Redovisa också öppet hur verksamhetens behov styr vilken typ av kompetens som behövs. Det gör att även om inte alla får ledigt exakt efter önskemål skapas ändå en förståelse kring varför semesterschemat ser ut som det gör. Vänd ut-och-in på dig för att vara rättvis!

5. Att hantera udda arbetstider

Inte alla verksamheter har arbetspass mellan 8 och 17. Många arbetar olika sorters dagskift eller nattskift, jour, har beredskap, har schemalagd arbetstid (turlista eller vaktschema), eller verksamhetsanpassad arbetstid (bemanningen är anpassad till verksamhetens behov och kan variera mellan olika veckodagar och olika skift). Det viktiga är att ha koll på längden på arbetspasset, hur många pass som arbetas i rad och hur olika arbetspass kombineras. Även här gäller det att veta vad arbetstidslagen säger om vila.

I en forskningsrapport från Stressforskningsinstitutet rekommenderas bland annat att:

  • inte ha delade arbetspass (med flera timmars ledighet mellan två halva arbetspass)
  • ha få arbetspass i rad: max 5 dagar
  • ha korta arbetspass: 8 timmar

Läs mer i vår bloggpost Minska stressen med ett hälsosamt schema.

6. Att hantera många och snabba schemaändringar

Människor har ett liv utanför jobbet och ibland gör sig den verkligheten påmind; barnen blir sjuka, tåg tas ur trafik och bussar kommer inte. Eller en kund lägger plötsligt en större order än beräknat och tidsplanen spricker och arbetschemat med den. Det finns tusen saker som kan tvinga fram schemaändringar. Receptet är att planera i förväg.

Lägg ett behovsschema för 3-6 månader; ett komplett schema med inlagda arbetspass, men utan information om vem som ska jobba. Med ett obokat schema kan du koncentrera dig på det totala behovet och fördelningen mellan kompetenser. Det blir mycket enklare att lägga ut de olika passen på dina faktiska anställda när du har full koll på hur många som behövs och med vilken kompetens. Ett behovsschema är också ett bra verktyg för att göra prognoser och budget eftersom det ger en fingervisning om beläggning och ungefärliga personalkostnader långt i förväg.

Se till att ha det faktiska arbetsschemat färdigt minst två veckor i förväg. Medarbetarna blir nöjdare när de kan planera sina liv med framförhållning och det ger dig som lägger schemat spelrum för oförutsedda händelser. Med ett schemaprogam blir detta enklare och ändringar uppdateras i realtid så att medarbetarna alltid har tillgång till det senaste schemat.

7. Att få in rätt underlag i tid

När det är dags att köra löner och fakturering är det alltid lika trist att behöva jaga in försenade tidrapporter eller försöka komplettera ofullständiga underlag. Det viktigaste för att underlätta hanteringen av underlagen till dina lön- och fakturasystem är att ha bra rutiner. Du bör ha ett fast format för tidrapporteringen samt fasta dagar när rapporterna ska vara inlämnade så att det blir lätt att se vilka som behöver en extra påminnelse.

Se till att ta in tidrapporterna varje vecka. Det gör det lättare för de anställda att rapportera när de har arbetspassen i färskt minne. När du väl fått in alla underlag summerar du informationen och registrerar den i ditt löne- respektive fakturasystem. I många schemaprogram förs underlagen över med ett enkelt knapptryck.