Logga in menu Timezynk

Av
Konsten att lägga ett schema

Schemaläggning har olika utgångspunkter beroende på bransch och verksamhet. Dessa påverkar i sin tur vilken typ av schema som behövs. Förutom det ska hänsyn tas till hur varierad personalstyrkan är (fast personal, timanställda, projektanställda etc), verksamhetens öppettider, lagstiftning och olika anställningsavtal. Verkar det överväldigande kan det vara skönt att veta att hjälp finns att få.

Utgångspunkter för schemaläggning

Schemaläggning handlar om att bestämma när personalen ska arbeta och vilka arbetsuppgifter de ska utföra för att möta arbetsgivarens krav. Det är vanligt att schemaläggningen grundas på någon typ av efterfrågan, resurser eller arbetsuppgifter. Varje utgångspunkt har sina utmaningar att ta hänsyn till.

Efterfrågan

Schemaläggning baserad på efterfrågan ska avgöra hur mycket personal som krävs under olika tider en specifik period. Det handlar om att ha tillräckligt med personal med rätt kompetens för att möta efterfrågan. Denna efterfrågan kan variera både under dagen och över längre tid. I vissa fall ska personal finnas tillgänglig dygnet runt och kanske inställa sig på en viss plats inom en viss tid.

Exempel

  • Kundservice
  • Tillverkningsindustri
  • Dagligvaruhandel
  • Restaurang
  • Vård och omsorg
  • Utryckning och bevakning

Resurser

Schemaläggningen kan baseras på olika resurser såsom personal, maskiner, lokaler mm. Vissa hyr ut sina resurser direkt till slutkund, andra utför tjänster åt kunden med hjälp av sina resurser. Gemensamt är strävan efter att optimera beläggningsgraden, som i sin tur kan påverkas av säsongsvariationer.

Exempel

  • Entreprenad (allt ifrån byggprojekt till snöröjning och åkeritjänster)
  • Hotell och konferens
  • Bemanning

Arbetsuppgifter

Schemaläggningen kan också grundas på olika typer av arbetsuppgifter eller tjänster. Dessa ska utföras med rätt kompetens, på ett visst ställe vid en överenskommen tid.

Exempel

  • Hushållsnära tjänster (städning, trädgårdsarbete, barnpassning mm)
  • Events (friluftsaktiviteter, kulturaktiviteter)
  • Persontransporter

Olika typer av schema

När du väl kommer till själva schemaläggningen finns flera varianter att välja bland. Vilken du väljer avgörs av din verksamhet och dess behov.

Fast schema

I ett fast schema läggs arbetspassen ut i ett regelbundet mönster som inte ändras.

Rullande schema

Rullande schema är ett schema för en fastställd period, till exempel ett antal veckor, som upprepas till och med ett slutdatum.

Årsschema

Ett årsschema läggs för ett helt år i taget. Det kan ta hänsyn till säsongsvariationer i personalbehovet. Inom handel är det vanligt med årsschema.

Skiftschema

Här består schemat av olika arbetspass som ska täcka personalbehovet dygnet runt. Detta är vanligt till exempel inom vård och omsorg, tillverkning, utryckning och bevakning.

Låt ett schemaprogram göra jobbet

En stor fördel med att använda ett schemaprogram är att det går snabbt att skapa och ändra ett schema. Du får också tillgång till automatiserade processer och slipper mycket manuellt arbete. Det gör att du kan minska schemaläggningstiden avsevärt. I de flesta schemaprogram kan du:

  • skapa och ändra arbetsscheman
  • kommunicera med medarbetarna
  • tidrapportera
  • överföra underlag till löne- och fakturasystem
  • få statistik, göra budget och hålla koll på kostnader
  • ha online åtkomst för flera plattformar
  • schemalägga och rapportera via en mobilapp

Läs mer om fördelarna med ett schemaprogram, vad du kan förvänta dig i form av funktionalitet och vad du bör tänka på när du ska välja i vår Köpguide för schemaprogram.