Logga in menu Timezynk

Av
Kom-igång-tips för nybörjare

Det är alltid lite jobbigt att börja lära sig ett nytt program. Därför tänkte vi guida dig som är ny användare av Timezynk, så att du snabbare kan komma igång med din schemaläggning. Med våra tips som vägledning kan du prova på alla de moment som behövs för att du ska kunna lägga ditt första schema.

Tips nr 1: Lägg till användare

När du loggar in i Timezynk för första gången finns redan ett användarregister med dig själv som deltagare. För att ha några fler personer att schemalägga behöver du utöka registret, antingen med riktiga användare eller med några som du hittar på. När du klickar på Bjud in skickas ett välkomstmejl till personen med instruktioner om hur hen loggar in. Om du inte vill lägga till en riktig person skriver du helt enkelt in en låtsasadress.

Lägg till användare i Timezynk.

Tips nr 2: Skapa arbetspass

Nu när du har lagt till användare har du personer som kan schemaläggas. Då är det dags att skapa arbetspass. I schemat hittar du ditt användarregister och schemat för en vecka. Skapa ett arbetspass genom att klicka i rutan för en dag överst i schemat. Nu kan du skapa ett arbetspass utan att bestämma vem som ska jobba.

Bokningsruta för ett arbetspass.

Tips nr 3: Lägg ett personalschema

Nästa steg är att välja personal till ditt arbetspass. När du klickar på passet i schemat får du upp en lista på dina medarbetare. Du kan välja att boka in personer direkt (knapp med bock), eller så kan du skicka en förfrågan (knapp med kuvert).

Lägg till personal i arbetspasset.

Du kan fortsätta att skapa ditt personalschema genom att lägga till arbetspass direkt på en användare. Du får upp en snarlik ruta som i första exemplet. Undantagen är att det tillkommit två flikar; Tidrapport och Tillgänglighet. De två senaste används för att rapportera arbetad tid respektive rapportera in när man kan jobba.

Boka en användare.

Tips nr 4: Skapa egna register

Det är inte säkert att personalen är den enda utgångspunkten när du schemalägger. Kanske vill du även schemalägga mot kunder, projekt eller olika resurser som fordon eller liknande. Inga problem! Eftersom schemaläggning i Timezynk bygger på register kan du bara lägga till det du behöver. Skapa och redigera dem under Register i menyn. Gör till exempel ett kundregister.

Skapa ett kundregister.

Innan du börjar lägga till kunder går du till registrets inställningar (knappen med kugghjulet) och bestämmer vilka kunduppgifter som ska vara med. Från början finns ett fält som heter Rubrik. Där kan du välja att ha kundnamnet. Lägg till fler fält som exempelvis kundnummer och färg. Färgen gör att arbetspassen får olika färg i schemat beroende på vilken kund du bokar.


Nu kan du börja bygga upp kundregistret. Gå tillbaka till registersidan och klicka på Visa alla: Kunder. När du lägger till en kund får du upp de kunduppgifter du nyss lade till i inställningarna:

Lägg till en kund i registret.

Tips nr 5: Välj kund i bokningsrutan

Du kan koppla ihop arbetspassen med kunderna. Varje gång du skapar ett nytt arbetspass finns en då lista där du kan välja kund. För att göra kopplingen går du till registersidan och inställningar för Pass. Där väljer du att lägga till ditt register Kunder, som du hittar under rubriken Register i rullgardinsmenyn.

Koppla kundregistret till bokningsrutan.

Tips nr 6: Olika sätt att titta på schemat

När du skapat ett antal arbetspass för olika kunder och bokat in personal kan du välja att titta på schemat utifrån användare eller kunder. Du växlar mellan olika register överst till vänster i schemat:

Växla register i schemat.

Så här ser passen ut i användarregistret:

Användarschema

Så här ser passen ut i kundregistret:

Kundschema

Hoppas att du har fått en bättre inblick i hur schemaläggning i Timezynk går till! Behöver du hjälp att lägga upp register eller har andra frågor, kontakta support@timezynk.com eller ring oss på 040-475 473.