Logga in menu Timezynk

Av
Låt inte schemat köra över medarbetarna

Arbetsschemat är för många en ständig källa till frustration och stress, både för schemaläggaren och de schemalagda. Det är svårt att göra alla nöjda. Schemaläggning är nämligen ingen trivial uppgift. Det kräver att du har koll på verksamhetens krav och kan matcha dem mot personalens önskemål. Hantverket kan inte ersättas av automatiserade processer. Däremot finns bra hjälp på vägen.

Du försöker vara så rättvis som möjligt, men ändå går det inte att göra alla hundra procent nöjda. Det finns nämligen inget optimalt schema. Enligt en forskningsrapport från Stressforskningsinstitutet, är de största problemen med arbetsschemat:

  • För lite inflytande över arbetstiden.
  • Otillräcklig framförhållning (<2 veckor).
  • Kort dygnsvila (<11 timmar).
  • Delade turer (arbetspasset är delat, med ett avbrott i mitten på flera timmar).
  • Långa arbetsveckor (≥6 arbetsdagar i följd).

Det gäller att ha realistiska förväntningar - schemat löser inte allt. Inte ens med inflytande över arbetstiden. På många arbetsplatser har de anställda möjlighet att lämna in ett individuellt önskeschema. Det ska stämmas av mot hela arbetsgruppen och sedan slutbearbetas av en administratör. Inflytande är bra, men många upplever att individuella önskemål sällan infrias. Dessutom finns en risk för oenighet i arbetsgruppen om schemaläggningen bygger på att arbetsgruppen helt eller delvis förväntas att själva lösa bemanningen.

Schemaroboten och människan

En del företag väljer att prova automatiserad schemaläggning med en så kallad schemarobot. En schemarobot är ett schemaprogram som använder algoritmer för att lägga ett personalschema. Schemat baseras på förutsägelser om efterfrågan utifrån faktorer såsom tid på dagen, säsong, väder, högtider mm. Denna typ av schemaläggning används bland annat för att optimera bemanningen så att arbetsschemat matchar kundens efterfrågan för tillfället. Det kallas också JIT (just-in-time) schemaläggning.

JIT är en planeringsfilosofi som står för en strävan att producera och leverera varor i precis den mängd och vid den tidpunkt som de behövs. Att använda ett system för att optimera arbetskraften garanterar att arbetsgivaren har rätt antal personer i arbete per timme. Men den stora nackdelen med schemarobotar är att de är robotar - de tar inte hänsyn till att det handlar om individer med olika önskemål.

En annan konsekvens av schemarobotens framfart är den ökade förekomsten av delade arbetspass. Enligt en rapport från fackförbundet Kommunal är delade turer vanligt inom trafik, äldreomsorg och hälso- och sjukvård. Deras medlemmar har i genomsnitt 4 timmar mellan arbetspassen och fler än åtta av tio får ingen ekonomisk ersättning för den tiden.

Trots att den totala arbetstiden inte överstiger åtta timmar, kan ändå arbetsdagen bli över tolv timmar lång. Många tycker att tiden mellan arbetspassen är svår att använda till något vettigt. För de som har lång resväg är det inte ens någon idé att åka hem. Både fritiden och det sociala livet blir lidande.

Det finns inga genvägar - men bra hjälpmedel

Du kanske har letat efter ett program som automatiskt spottar ur sig det optimala schemat? Ledsen att göra dig besviken, men ett bra schema är resultatet av ett hantverk. För att kunna lägga ett bra schema behöver du:

  • känna verksamheten väl,
  • förstå vilken kompetens och vilka resurser som krävs till varje arbetspass,
  • känna personalen väl för att kunna välja rätt person,
  • kunna hantera frekventa och snabba förändringar i schemaläggningen.

Även om du inte kan få ett program att göra schemat åt dig kan du ta hjälp av ett schemasystem för att underlätta ditt arbete. Med hjälp av ett schemaprogram kan schemaläggningstiden minska med flera timmar. Det som framför allt sparar tid är att du kan återanvända mallar och schema du en gång lagt in. Tidrapporterna gör att du enkelt håller reda på arbetade timmar och du kan koppla tidrapporterna mot ditt löne- och fakturasystem.

Med ett schemaprogram är det enklare att strukturera schemaläggningen och kommunicera den till medarbetarna. Schemaändringar, erbjudanden om arbetspass och andra förfrågningar blir tillgängliga direkt för personalen i deras mobiler. Med bättre struktur och kommunikation kan du spara tid och på samma gång få nöjdare personal.

Läs mer om schemaläggning i vårt inlägg 7 tips som löser ditt schemapussel. Du kan också läsa mer om schemaprogram i vår Köpguide för schemaprogram, som går igenom fördelarna med ett schemaprogram, vad du kan förvänta dig i form av funktionalitet och vad du bör tänka på när du ska välja ett.