Logga in menu Timezynk

Av
Detta kan du kräva av ett schemaverktyg

Ett verktyg kan inte lägga schemat åt dig. Men vilka krav är rimliga att ställa? Eftersom schemaläggningen påverkar personalens vardag, verksamhetens löneunderlag och eventuellt fakturering är det viktigt att ha verktyg som stödjer och underlättar schemaläggningsprocessen.

Schemaverktyget ska inte bara vara en hjälp för den som lägger schemat. Personalen ska ha tillgång till en mobilapp där det är enkelt att se sitt schema, tidrapportera och svara på förfrågningar. Chefer ska kunna se hur beläggningen ser ut, kontrollera fakturaunderlag och attestera. Ekonomiavdelningen ska ha korrekta underlag elektroniskt som de kan få upp i löne- och faktureringssystemet.

När många personer behöver tillgång till systemet måste det finnas bra kundstöd under kontorstid. Du ska kunna få hjälp med allt ifrån ren teknisk support till svar på vanliga användarfrågor. Se också till att alla som ska använda systemet får utbildning. Ta reda på om det kostar något. Åtminstone supporten bör ingå.

Grundläggande funktioner

Vissa basfunktioner bör finnas. Kommunikationsverktyg som gör det möjligt att skicka ut förfrågningar om arbetspass till exempel. Likaså ska personalen enkelt kunna meddela när det kan arbeta. Det ska också vara enkelt att skapa och ändra ett schema. Schemamallar och möjlighet att rulla ut ett schema över en längre period är bra. Schemaverktyget bör gå att komma åt ifrån både dator, surfplatta och mobil. Då kan användarna sköta schemaläggningen varhelst de befinner sig.

Export till andra system

Vill du kunna använda schemaläggningen till löner och fakturering ska du se till att schemaverktyget stödjer kopplingar till vanliga löne- och faktureringssystem. Ett plus är om systemet har ett öppet API. Det är också bra om tidrapporteringen är smidig, eftersom det är den som är underlag till både löneutbetalningen och faktureringen. För löneunderlagen är det viktigt att systemet har stöd för kollektivavtal så att korrekt lön kan räknas ut. När tidrapporterna väl kommit in från personalen bör det vara enkelt att attestera och skapa tydliga underlag som kan exporteras direkt in till löne- eller faktureringssystemet.

Extra godis

Även om du inte har behov av fler funktioner just nu är det ändå bra att känna till om schemaverktyget kan växa, om du gör det. Ta reda på om det finns tillägg du kan ha nytta av. Behöver du statistik så att du kan göra budget och prognoser? Vill du att personalen använder stämpelklocka? Ska kunderna kunna logga in och göra beställningar eller vill du kunna hantera projekt? Det kan finnas många olika funktioner som kan användas för att skräddarsy ditt schemaverktyg.

Läs mer om schemaverktyg i vår Köpguide för schemaprogram.

Läs föregående:
Läs nästa: 5 myter om schemaprogram