Logga in menu Timezynk
Du vet att du behöver ett schemaprogram när...

Det finns mer eller mindre tydliga tecken på att du kan behöva hjälp med schemaläggningen. Här listar vi åtta, man det kan säkert finnas fler.

1. ...du lägger ner timmar varje vecka på schemaläggningen

Jobbar du med kalkylark eller lösa papper kan det snabbt bli svårt med schemaläggningen, så fort du har ändringar eller vill göra mer komplicerade uppgifter. Det bästa med ett schemaprogram är att schemaläggningstiden minskar drastiskt. Du slipper nämligen göra många saker för hand. Med funktionen rullande schema kan du till exempel skapa ett schema som du kan återanvända och rulla ut över kommande perioder. Förutom att olika automatiserade processer sparar tid är det enkelt att snabbt skapa, titta på och ändra ett schema.

2. ...när du ständigt måste skriva ut nya schema till personalen

Om din vardag består av att kunna hantera många och snabba schemaändringar uppstår snart en flaskhals om du varje gång behöver dela ut nya pappersutskrifter av schemat. Helt plötsligt florerar en mängd olika schema, vilket gäller? Med ett schemaprogram behöver du inte skicka ut ett nytt schema varje gång. Personalen har direkt tillgång till den senaste versionen via datorn eller mobilappen.

3. ...du inte alltid vet hur beläggningen ser ut

Med ett schemaprogram har du god överblick över både den totala beläggningen samt varje enskild medarbetares schema. Du kan välja hur du vill titta på schemat; utifrån kund, arbetsuppgift, projekt, person eller något annat. Du har också ofta tillgång till statistik som visar beläggningen per dag, vecka eller månad.

4. ...tidrapporterna är ofullständiga eller kommer inte in i tid

Det är inte ovanligt att underlag saknas eller är ofullständiga, eller att tidrapporter är felaktigt ifyllda eller lämnas in för sent. Schemaprogram har nästan alltid en mobilapp kopplad till sig. Då kan anställda tidrapportera varifrån som helst, direkt från mobilen. När det är enkelt att tidrapportera och det görs så fort ett arbetspass är slut minimeras risken för fel. Automatiska påminnelser ser också till att rapporter inte halkar efter.

5. ...det ofta händer att fakturorna skickas ut sent eller lönerna inte stämmer

Med elektroniska tidrapporter håller du enkelt reda på personalens arbetade timmar och kan betala ut rätt löner. Du kan lägga in kund- och löneavtal och schemaprogrammet skapar automatiskt korrekta lön- och fakturaunderlag utifrån de anställdas attesterade tidrapporter. Stöd för kollektivavtal filtrerar tidrapporterna så att du och dina anställda inte behöver hålla reda på regler för OB, tillägg m.m.

6. ...ekonomipersonalen är överbelastad

I många fall måste ekonomipersonalen göra mycket manuellt arbete, som till exempel att stansa in arbetade timmar m.m. i löne- och fakturasystemen. Många schemaprogram kan integreras med andra datorprogram för överföring av information till andra system. Det underlättar naturligtvis enormt för ekonomiavdelningen med kopplingar till både löne- och faktureringssystem. Använder du dig av en ekonomibyrå för att hantera administrationen kan de få en inloggning till schemaprogrammet och kan enkelt hämta alla underlag de behöver.

7. ...det är svårt att hålla kontakt med personalen

Har du personal som sällan eller aldrig är inne på kontoret gäller det att ha bra rutiner för kommunikation. Moderna schemaprogram går att nå från flera plattformar; dator, läsplatta och mobiltelefon. Genom att personalen kan att se sitt schema online, sända och ta emot textmeddelanden och få påminnelser elektroniskt är det lätt att hålla kontakten och många missuppfattningar kan undvikas.

8. ...personalomsättningen är hög

Kan kommunikationen med medarbetarna förbättras kan du snabbt få nöjdare personal. Genom att involvera de anställda i schemaläggningen får de mer kontroll över sina arbetstider och du sparar tid på administration. Schemaläggaren kan via programmet skicka ut en förfrågan om vem som kan ta ett visst pass, och personalen kan svara på webben eller i mobilen. De anställda kan i förväg själva lägga in när de är tillgängliga, vilket underlättar för schemaläggaren när lediga arbetspass dyker upp.