Logga in menu Timezynk

Av
5 tips för en bättre lönehantering

Hantering av löner tillhör de mest tidskrävande administrativa uppgifterna i en organisation. Om du minskar administrationen kan du också minska dina kostnader och lägga din tid på annat. Här kommer några tips på hur du kan göra.

Undvik manuell hantering

Första steget är att se till att minimera den manuella hanteringen. Det kommer att spara tid och du kan dessutom undvika felinmatningar. Ett system som Timezynk, håller reda på personalens arbetade timmar och omvandlar dem till löneunderlag. Med löneavtal och kollektivavtal inlagda räknar systemet ut korrekta löner. Varken du eller personalen behöver hålla reda på OB eller andra tillägg.

Har du en extern samarbetspartner som hjälper dig med ekonomi och löner ger du med fördel dem en inloggning till Timezynk. Då kan de hämta alla underlag elektroniskt, och slipper lösa papper och manuell hantering. Inloggning för din ekonomibyrå är gratis.

Integrera dina system

För att du ska kunna arbeta så smidigt som möjligt bör allt du behöver för lönehanteringen vara sammankopplade: schemaläggning, tidrapportering, attestering och lönesystem. Har du allt samlat är det mycket smidigare att göra ändringar och hitta fel. Timezynk har kopplingar till Visma Lön, Crona Lön, Fortnox, Hogia Lön, Kontek, BL Lön och ProLøn.

Ge de anställda ansvar

Genom att ge de anställda förtroendet att själva göra sina tidrapporter sparar du ännu mer tid. Om tidredovisningen är integrerad i systemet slipper ni dessutom manuell registrering. I Timezynk går det att rapportera både ifrån webappen, mobilappen eller via en digital stämpelklocka. Till stämpelklockan finns en personalliggare som är godkänd av Skatteverket.

Chefen kan tidrapportera för sina medarbetare om det behövs. Annars är det vanligaste att personalen rapporterar själva via mobilappen. Det blir inget merarbete för dem. Istället för att lämna in tidrapporter på papper rapporterar de i mobilen. Om ni har behov av att redovisa material, resor och traktamente finns det som tillval.

Ha enkla och tydliga riktlinjer

För att personalen ska veta vad som gäller är det viktigt att kommunicera organisationens regler kring närvaro, ledighet, övertid, provision och utlägg. Då undviker du förhoppningsvis många oklarheter och frågor kring lönebeskeden. Riktlinjerna kan vara en del av anställningskontraktet, eller en del i välkomstpaketet från personalavdelningen till alla nyanställda.

Använd en lönekalender

Säkerställ att du får in allt material i tid genom att använda en lönekalender som alla har tillgång till. Där sätter du slutdatum för när tidrapporter och utlägg måste vara inne. Du kan också markera vilka datum lönebeskeden delas ut och när lönerna betalas.