Logga in menu Timezynk

Av
Skillnader mellan Timezynk version 2 och 3

Många som har den gamla versionen av Timezynk hör av sig och är nyfikna på version 3. I mångt och mycket är v3 ett helt nytt program, både till utseende och funktioner. För alla er som vill veta mer kommer här en genomgång av nyheterna.

Uppdrag- kontra registerstruktur

Den största skillnaden mellan Timezynk version 2 och 3 ligger i hur informationen är strukturerad. I v2 ligger informationen i en trädstruktur, där de underliggande förgreningarna är beroende av de som ligger över dem i hierarkin. I v3 hämtas informationen från olika register istället. Det fungerar mer som punkter med olika relationer dem emellan. Strukturen i v3 är mycket mer flexibel, och du bestämmer hur informationen ska arrangeras. I v2 bestämmer uppdragsstrukturen hur det måste vara.

Strukturen i v2 är hierarkisk, medan den i v3 är dynamisk.

Strukturen i v2 är hierarkisk, medan den i v3 är dynamisk.

Skillnader i schemat

I v2 kan du titta på schemat utifrån dina uppdrag, eller utifrån användare. I v3 har du många fler sätt att välja på, beroende på hur du har strukturerat din information. Om du har register över arbetsuppgifter, kunder, orter och användare kan du kan titta på schemat utifrån alla dessa. Varje schemavy går att spara som en egen flik i schemat.

Du har också möjlighet att gruppera schemat i v3 efter alla fälten på passet och alla fält på det register du valt. Det betyder att du snabbt kan se till exempel alla anställda som arbetar på ett visst projekt eller alla projekt hos en viss kund.

Detta schema visar användare grupperade efter arbetsuppgift.

Detta schema visar användare grupperade efter arbetsuppgift. Arbetspassen är färgsatta efter vilken kund som avses. Överst finns sparade flikar med schemavy över användare, kunder och arbetsuppgifter.

Redigera flera objekt samtidigt

Har du ändringar som ska slå igenom på flera ställen kan du ändra allihop på en gång i v3. Det gäller dina register, pass och användare. Markera till exempel alla berörda pass i schemat, öppna redigeringsverktyget och välj vilka fält du vill ändra eller behålla.

Ändra arbetsuppgift på flera pass på en gång.

Ändra arbetsuppgift på flera pass på en gång.

Bestäm innehållet i bokningsrutan och på tidrapporten

I v3 bestämmer du själv innehållet i bokningsrutan och på tidrapporten. Lägg till kund, arbetsuppgift, fordon, material eller vad du behöver. Eller ta bort fält du inte använder.

Bokningsrutan och tidrapporten går att skräddarsy med de fält du behöver.

Bokningsrutan och tidrapporten går att skräddarsy med de fält du behöver. Här är kund och arbetsuppgift tillagda i bokningsrutan.

Lägg till direkt i bokningsrutan

Om du har valt att ha kunder och arbetsuppgifter med i bokningen, men glömt att lägga till någon, kan du göra det direkt i bokningsrutan. Det gäller poster i alla register du har kopplade till passet.

Med plustecknen kan du lägga till poster i dina register, direkt ifrån bokningsrutan.

Med plustecknen kan du lägga till poster i dina register, till exempel nya kunder och arbetsuppgifter, direkt i bokningsrutan.

Extern bokningsbekräftelse

Något som inte heller finns i v2 är modulen Extern bokningsbekräftelse, där du skickar bekräftelser på bokade pass till externa mottagare, till exempel till kunder som beställt jobb. Eftersom det går att inkludera kostnaden för jobbet kan du även använda bekräftelsen som en offert.

Skicka en extern bekräftelse till kunden.

Du kan välja om du vill inkludera priset i bekräftelsen, och om du vill skicka en kopia till dig själv.

Skillnader i löne- och fakturahantering

Det går att effektivisera löne- och kundavtalen avsevärt i v3. Ta till exempel löne- och fakturaartiklarna; en artikel kan hämta sitt pris från ett fält som är kopplat till en prislista för en kund. Det betyder att du kan ha olika kundpriser för samma artikel och behöver bara ha ett avtal, där du i v2 behöver ha ett avtal per kund eftersom varje artikel behöver läggas upp fler gånger om priset är olika.

Fler inställningar för löne- och fakturaartiklar

Olika beräkningsalternativ ger dig mer flexibilitet i beräkningen av löne- och fakturaartiklar . Artiklarna kan få sitt värde från tidrapportens timmar, antal pass, antal kalenderdagar eller direkt från valfritt numeriskt fält i dina register. Detta gör det möjligt att skapa artiklar för till exempel traktamente (kalenderdagar), milersättning (numeriskt fält), arbetstidsförkortning, m.m.

Utfört arbete anges som standard i timmar. Du kan välja andra enheter istället, till exempel dagar eller kronor och ören. Priset kan vara fast eller hämtas från ett fält i dina register, till exempel kundregistret. En faktor multiplicerar priset med en siffra och används för att till exempel räkna ut milersättning.

Det finns flera olika inställningar på löneartiklarna.

Det finns flera olika inställningar på löneartiklarna...

Det finns flera olika inställningar på fakturaartiklarna.

...och på fakturaartiklarna.

Extern attest

Med modulen Extern attest skickar du tidrapporter direkt ifrån Timezynk till en extern mottagare, till exempel en kund. När underlaget är godkänt kommer det upp i attestlistan och kan föras över till fakturaunderlaget.

Så här ser det ut när en extern mottagare får en attest.

Så här ser det ut när en extern mottagare får en attest.

Material, resor och traktamente

Genom att koppla på modulen Material kan personalen på tidrapporten ange det material de använt och som ska faktureras till kund. Efter attesteringen överförs materialet automatiskt till fakturan när du skapar den.

Om personalen kör egen bil eller på något annat sätt gör resor i tjänsten kan du lägga till fält för körda mil och timunderlag för traktamente på tidrapporten.

Ange material och körda mil på tidrapporten.

Personalen kan ange information om material, resor och traktamente direkt på tidrapporten i mobilappen.

Sammanfattning

Oavsett hur komplex din verksamhet är blir schemaläggningen i v3 enkel eftersom den anpassas till hur du arbetar, istället för att du måste anpassa ditt arbetssätt till hur strukturen är uppbyggd. Informationen i registren går att koppla till arbetspass och tidrapporter, där du har full frihet att skräddarsy bokningsrutan och tidrapporten. Det betyder att du kan bestämma exakt vilken information personalen har tillgång till i mobilappen, så att de alltid vet vad de ska göra, när och var.

Strukturen i v3 gör också att programmet arbetar mycket snabbare, särskilt i vyer med mycket information som i schemat. Registerstrukturen gör det också möjligt att effektivisera löne- och kundavtalen, så att du får färre och kompetentare avtal.

Sist men inte minst sker all nyutveckling i v3, så om du saknar någon funktion är det i v3 den kommer att byggas.


Vill du veta mer om v3 och hur din schemaläggning kan förbättras? Hör av dig till support@timezynk.com så bokar vi in en demo och visar dig!