Logga in menu Timezynk

Av
Från papper till schemaprogram i 5 steg

Funderar du på att gå ifrån manuell pappershantering till digital schemaläggning? Oavsett om du gör handritade schema eller har kalkylark som du skriver ut till medarbetarna så behöver du införa ett helt nytt sätt att arbeta. Även om din nuvarande metod är både krånglig och tidskrävande så känner du dig bekant och bekväm med den. Vi vet att det är jobbigt att börja om ifrån början med något nytt. Det är därför vi är med dig hela vägen.

Är ett schemaprogram rätt för min verksamhet?

Många, särskilt mindre verksamheter, funderar över om de kan utnyttja ett schemaprogram fullt ut. Med andra ord, är det värt pengarna? Kan du spara tid, slippa lösa papper och manuellt arbete och få bättre kommunikation kring arbetstiderna är svaret för de flesta ja. Stämmer dessutom ett eller flera av påståendena nedan är ett schemaprogram rätt för dig.

Du tjänar på att skaffa ett schemaprogram om du

  • regelbundet schemalägger personal,
  • vill kunna bemanna arbetspass snabbare,
  • behöver ett sätt att registrera personalens arbetade timmar,
  • vill förenkla hanteringen av löner och fakturering,
  • tycker att det är svårt att hålla kontakten med personalen när de är utanför kontoret.

Införa schemaprogram

Har du ingen erfarenhet av schemaprogram sedan tidigare är det ofta svårt att testa ett system på egen hand. Du har inget att jämföra med och vet inte vad du kan förvänta dig i form av funktionalitet. Därför ingår en gratis webdemo när du testar Timezynk. Via skärmdelning går vi igenom systemet tillsammans med dig. Syftet är att du ska få en uppfattning om hur systemet ser ut och fungerar. För det andra försäkrar vi oss om att systemet passar din verksamhet. För det tredje lägger vi grunden till din arbetsprocess.

1. Kartlägg arbetsprocessen

För att ta reda på om dina krav och önskemål går att lösa med vårt system behöver vi veta hur du arbetar. Vad fungerar bra idag? Vad fungerar inte? Vad saknar du? Hur skulle du vilja arbeta framöver?

Det behövs kanske kopplingar till andra program, till exempel för att kunna överföra information till ett lönesystem, faktureringssystem eller något annat?

Ska personalen tidrapportera? Ska tidrapporterna ligga till grund för löner och fakturering, eller både och? I så fall hjälper vi dig att lägga in löne- och kundavtal också.

2. Lägg grunden

Under webdemon går vi också igenom och förbereder den information som krävs för att din schemaläggning, lönehantering och fakturering ska fungera. Vilken information behöver till exempel en schemaläggare hos er ha tillgång till? Uppgifter om kunder, arbetsuppgifter, personalens kompetens?

Vilken information krävs för att personalen ska veta när, var och hur de ska jobba? Vad behöver de ha tillgång till i mobilappen?

Svaren på alla frågor resulterar i en informationsstruktur som är skräddarsydd för er verksamhet.

3. Skapa förutsättningarna

Efter webdemon hjälper vi dig att lägga in era löne- och kollektivavtal. Avtalen jämförs mot tidrapporterna och skapar underlag för löneutbetalningen. Med hjälp av kollektivavtalen filtreras tidrapporterna så att du och dina anställda inte behöver hålla reda på regler för OB, tillägg m.m.

Om du ska fakturera kunder för arbetad tid hjälper vi dig att lägga in era kundavtal också. Systemet kan sedan hämta korrekta priser och rabatter, jämföra informationen mot tidrapporterna och skapa underlag för faktureringen.

Vi ser också till att de personer som behöver får en genomgång av systemet, så att alla kan vara med och testa och utvärdera.

4. Testa på egen hand

Redan innan löne- och fakturaavtalen är på plats kan du så klart testa att lägga olika schema, skicka förfrågningar till personal om arbetspass (på låtsas), attestera tidrapporter mm. Allt arbete du gör under din testperiod kan du använda senare. Den information du inte vill behålla kan vi rensa bort åt dig.

Till din hjälp har du alltid vår gratis support som du kan ringa, mejla eller chatta med. Vi har också massor med korta instruktionsvideos på vår YouTube-kanal där vi visar olika funktioner i programmet. Vill du hellre läsa intruktioner kan du besöka vår support-sajt där det finns beskrivningar med text och bild hur du utför olika moment.

5. Schemalägg på riktigt

Efter testperioden börjar det riktiga arbetet. Det är dags för dig att skicka bokningsförfrågningar och för personalen att börja använda mobilappen. Nu ska arbetsprocessen testas på riktigt! Hur bra det går att införa det nya arbetssättet är beroende av om du får med personalen på tåget och om du och de andra schemaläggarna är bekväma med systemet. Därför är det viktigt att du, särskilt i början, hör av dig så fort det är något du inte förstår eller något som inte fungerar som du tänkt. Vi vill att du ska lyckas, och vi hjälper dig hela vägen i mål.


Testa Timezynk gratis