Logga in menu Timezynk

Av
Uppgradera till Timezynk 3.0 i sommar

Det kan vara svårt att föreställa sig vad det skulle innebära att flytta över schemaläggningen från v2 till v3. Vi ska försöka reda ut begreppen ytterligare i detta inlägg. Jobbet med att uppgradera kommer att påbörjas under sommaren, med målet att alla som har v2 ska vara konverterade till årsskiftet.

Kundexempel

För att du ska få en bättre uppfattning om hur en struktur i v2 kan översättas till en struktur i v3 har vi exempelföretaget HTG Fastighetsförvaltning. HTG har 33 bostadsrättsföreningar som kunder. För dessa kunder utförs 25 olika uppdrag.

Uppdrag

I uppdragsstrukturen i v2 finns en mapp per kund. I varje kundmapp ligger de uppdrag (arbetsuppgifter) som utförs för kunden. Löneartiklarna är inlagda som undermappar till kundmappen, en för frånvaro och en för övriga tidkoder. I varje undermapp ligger löneartiklarna definierade som uppdrag.

Eftersom samma typ av uppdrag utförs för flera kunder måste varje uppdrag läggas in upp till, i värsta fall, 33 gånger. Ett jobb som kräver noggrannhet eftersom varje avvikelse, som stavfel eller ett extra mellanslag, gör att uppdraget hamnar på en separat faktura.

Uppdragsstrukturen i v2 kan bli ganska komplicerad.

Schemat

V2 erbjuder två olika sätt att titta på schemaläggningen; i användarschemat och i uppdragsschemat. HTG använder oftast uppdragsschemat. Eftersom alla kunder och alla uppdrag per kund finns med i schemat blir det både långt och svårt att överblicka. Därför håller de koll på beläggningen via passvyn.

Löner och fakturering

Det inte ovanligt med 7 - 10 olika löneavtal i v2. HTG har ett för uppdragen, fem för frånvaro och tre för övriga tidkoder. Kundavtalen är ungefär lika många. Där finns ett för uppdragen med standardpriser, ett för övertid samt ytterligare tio för de kunder som har rabatter.

Strukturen i v3

Register

Som du säkert redan känner till utgår v3 från register, istället för uppdrag. Eftersom det går att arbeta med flera register samtidigt behöver HTG inte registrera arbetsuppgifterna flera gånger för olika kunder. De skapar istället ett register över alla kunder och ett över alla arbetsuppgifter. Därmed kan det aldrig uppstå dubbletter eller andra liknande misstag på grund av felskrivningar.

Tidkoderna ligger i ett eget register. När personalen fyller i en tidrapport finns tidkoderna som en lista där de väljer sjuk, VAB, semester eller vad det kan vara.

Schemat

I v3 finns bara ett schema. Här väljer HTG hur de vill titta på sina bokningar: utifrån beläggning hos kunderna, utifrån vilka arbetsuppgifter som utförs eller utifrån beläggning av personalen. De kan också gruppera schemat efter fälten på passet eller på valt register. Det betyder till exempel att de snabbt kan se till exempel alla anställda som arbetar med en viss arbetsuppgift eller alla arbeten hos en viss kund.

Du kan titta på schemat i v3 på flera olika sätt.

Löner och fakturering

I v3 kan alla löneartiklar behandlas i ett och samma löneavtal. Även kundavtalen kan reducerat till ett, där olika priser för olika kunder hämtas från ett prisregister.

Uppgradering sommaren 2016

Från och med mitten på juni kommer Timezynk support att arbeta heltid med uppgraderingar. Ungefär så här kommer det att gå till:

  1. Vi kontaktar dig och bokar in en webdemo, där vi via skärmdelning går igenom den nya versionen. Under demon pratar vi om hur du vill arbeta. Ska det vara så likt det gamla sättet som möjligt, eller vill du passa på och förändra något?
  2. Efter demon presenterar vi en första “översättning” av din gamla struktur till den nya. Strukturen är inlagd på ett kalkylark där du med vår hjälp kopplar ihop elementen från v2 med de nya elementen i v3.
  3. När vi fått tillbaka kalkylarket från dig gör vi eventuella ändringar och testar att allt fungerar som det ska. Sen är uppgraderingen klar och du kan börja arbeta precis som vanligt.