Schemamall eller schemaprogram
- vad är rätt för dig?

Om du jobbar med schemaläggning har du säkert redan idag något hjälpmedel för att göra arbetet lättare. Två vanliga verktyg är schemamallen och schemaprogrammet. I den här guiden beskriver vi verktygen, vad som skiljer dem åt och i vilka fall du bör välja det ena eller det andra. Vi hoppas att vår guide gör det lättare att välja vad som passar bäst för dig.

Längst ner finns dessutom Timezynks gratis schemamall att ladda ner!

Definition schemamall
En schemamall är en fil på en dator.

Definition schemaprogram
Ett schemaprogram är ett datorprogram gjort för schemaläggning med åtkomst för flera användare och på flera plattformar.

Grundläggande skillnader

Den största skillnaden mellan en schemamall och ett schemaprogram är att den första är en datorfil och det andra ett helt datorprogram. Här nedan har vi listat några andra områden där verktygen skiljer sig åt.

Kommunikation

Schemamallen har inga kopplingar till användare eller applikationer, utan behöver kopieras eller skrivas ut. Det blir svårare att skicka ut ändringar och få tillbaka arbetad tid. Schemaprogrammet däremot kan integreras med andra datorprogram, till exempel för överföring av information till andra system. Det kan användas av flera personer samtidigt och det går att skicka meddelanden mellan användarna.

Tillgänglighet

En schemamall är sällan anpassad för att användas på något annat sätt än från en dator. Moderna schemaprogram ska gå att komma åt från en dator, läsplatta och mobiltelefon. Det gör att schemat alltid är tillgängligt, varhelst du befinner dig.

Funktionalitet

I en schemamall går det att bygga in en hel del funktionalitet i form av automatiska summeringar och statistik, till exempel. Vad som inte går att göra är underlag som överförs till fakturering och lön. Ett schemaprogram kan hantera användarnas tidrapporter, fördela dem på arbetstid och OB och överföra dem till löne- och fakturasystemet i företaget.

Källa

Är det flera personer som ska använda schemamallen händer det att det helt plötsligt finns fler än en mall. Det är lätt att glömma att kontrollera var filen sparades när en ändring gjorts. Med ett schemaprogram finns det bara en källa som alla användare jobbar mot. Det betyder att du alltid kan vara säker på att schemat är uppdaterat och att det är den senaste versionen.

Behörigheter

Det finns ingen möjlighet att ha kontroll över vem som kan göra eller se vad i en schemamall. Alla har tillgång till allt. I schemaprogrammet går det att sätta olika behörigheter för anställda, chefer och till och med externa användare om du vill. Det blir möjligt att styra vilka användare som ska få göra vissa ändringar och vad de ska få tillgång till.

Säkerhet

Om datorn skulle få virus, krascha eller saboteras vill du veta att din information fortfarande finns kvar. Backup är sällan ett problem om du har din schemamall sparad i molnet, eller på en server som säkerhetskopieras ofta. Det är värre om mallen bara finns på din egen dator, som du kanske inte är lika noga med att säkerhetskopiera? De flesta schemaprogram ligger idag i molnet, och säkerhetskopieras löpande. Informationen slängs aldrig. Andra säkerhetsfördelar med schemaprogram är behörighetskontrollen som vi nämnde ovan, samt att du kan få en logg med vad som gjorts av vem och när.

För vilka företag passar schemamallen?

Har du ett mindre företag där all personal är heltidsanställd passar schemamallen utmärkt. Då är du inte beroende av att få in rapporter över arbetad tid och behöver ingen funktion för det i schemat. En mall kan även räcka om du har ett schema som inte behöver ändras så ofta och som inte kräver ett samarbete kring schemaläggningen.

Välj schemamall om du…

  • …har enbart heltidsanställda.
  • …är oberoende av tidrapporter.
  • …har få schemaändringar.
  • …inte har behov av samarbete kring schemaläggningen.

Vilka företag bör välja ett schemaprogram?

Om ditt företag har en mix av anställningsformer är det ofta ett pussel att få ihop ett bra schema till alla. I det fallet är ett schemaprogram ett bättre verktyg. Har företaget flera anställningsformer behöver du få in underlag från de anställda över hur mycket de har arbetat, så att du kan betala ut rätt löner till dem och debitera deras tid till dina kunder. Då är det också ett schemaprogram du behöver. Välj även ett schemaprogram om du har många schemaändringar som behöver kommuniceras till de anställda och om det är flera personer som ska kunna schemalägga, till exempel avdelningsschefer.

Välj schemaprogram om du…

  • …har flera anställningsformer: heltid, halvtid, deltid, timanställda, etc.
  • …behöver löne- och fakturaunderlag baserat på inrapporterad arbetstid.
  • …har många schemaändringar.
  • …har fler än en person som ska schemalägga.

Testa Timezynk gratis 14 dagar!

Oavsett vad du väljer, ta första steget idag

Om du vill göra det lättare för dig själv att hantera schemaläggningen, så har du faktiskt redan tagit första steget idag genom att läsa den här guiden. Du kan redan nu ta nästa steg genom att prova vår gratis schemamall som vi gjort för Excel. Det är en bra början till att få bättre kontroll över schemaläggningen. Vill du sedan gå vidare till ett komplett schemaläggningssystem kan du importera din mall till Timezynk. Vill du ha fler tips så läs gärna vår guide 6 steg till effektiv schemaläggning.

Ladda ner Timezynks gratis schemamall för Excel!