Als u zich bezig houdt met dienstplanning, hebt u waarschijnlijk al een aantal tools om het werk eenvoudiger te maken. Twee veel voorkomende hulpmiddelen zijn een roostersjabloon en een roosterprogramma. In deze gids beschrijven we de tools, wat hen onderscheidt en in welke gevallen de ene of de andere uw voorkeur verdient. Wij hopen dat u met onze gids makkelijker het beste programma voor u zult kiezen.
Definitie roostersjabloon: Een roostersjabloon is een bestand op een computer.
Definitie roosterprogramma: Een roosterprogramma is een computerprogramma voor het maken van roosters met toegang voor meerdere gebruikers en op meerdere platforms.
Het belangrijkste verschil tussen een roostersjabloon en een roosterprogramma is dat het is dat het eerste een computerbestand is en het en het tweede een heel computerprogramma. Hieronder geven we een aantal andere gebieden waarop deze tools verschillen.
Communicatie
Een roostersjabloon heeft Een roostersjabloon heeft geen koppelingen met gebruikers of applicaties, maar moet worden gekopieerd of afgedrukt. Het is moeilijker om wijzigingen te versturen en informatie over werktijden te ontvangen. Een roosterprogramma kan daarentegen worden met gebruikers of applicaties, maar moet worden gekopieerd of afgedrukt. Het is moeilijker om wijzigingen te versturen en informatie over werktijden te ontvangen. Een roosterprogramma kan daarentegen worden ïntegreerd met andere computerprogramma's, bijvoorbeeld om gegevens naar andere systemen te exporteren. Een programma kan door meerdere personen tegelijkertijd worden gebruikt en maakt het mogelijk om berichten tussen gebruikers te verzenden.
Beschikbaarheid
Roostersjabloons zijn zelden geschikt om op een andere manier te worden gebruikt dan op een computer. Moderne roosterprogramma's moeten toegankelijk zijn vanaf een computer, tablet en smartphone. Dit betekent dat het Roostersjabloons zijn zelden geschikt om op een andere manier te worden gebruikt dan op een computer. Moderne roosterprogramma's moeten toegankelijk zijn vanaf een computer, tablet en smartphone. Dit betekent dat het rooster altijd beschikbaar is, waar u ook bent.
Functionaliteit
In een roostersjabloon kunt u bepaalde functionaliteiten opnemen zoals In een roostersjabloon kunt u bepaalde functionaliteiten opnemen zoals automatische samenvattingen en statistieken. Wat niet kan is het genereren van documenten die naar loonlijsten en facturering worden overgedragen. Het roosterprogramma kan de tijdrapporten (urenbriefjes) verwerken, de tijdrapporten volgens gewone werktijd en ongeschikte werktijden verdelen en naar en statistieken. Wat niet kan is het genereren van documenten die naar loonlijsten en facturering worden overgedragen. Het roosterprogramma kan de tijdrapporten (urenbriefjes) verwerken, de tijdrapporten volgens gewone werktijd en ongeschikte werktijden verdelen en naar het loon- en factureringssysteem in het bedrijf overdragen.
Bron
Als een roostersjabloon door meerdere personen moet worden gebruikt, zijn er plotseling Als een roostersjabloon door meerdere personen moet worden gebruikt, zijn er plotseling verschillende versies van het sjabloon en weet niemand welk daarvan alle wijzigingen bevat. Het is gemakkelijk om te vergeten waar het bestand is opgeslagen nadat het was gewijzigd. In het geval van een roosterprogramma is er slechts één bron waarmee alle gebruikers werken. Dit betekent dat u er van het sjabloon en weet niemand welk daarvan alle wijzigingen bevat. Het is gemakkelijk om te vergeten waar het bestand is opgeslagen nadat het was gewijzigd. In het geval van een roosterprogramma is er slechts één bron waarmee alle gebruikers werken. Dit betekent dat u er altijd zeker van kunt zijn dat het rooster up-to-date is en dat het de laatste versie is.
Bevoegdheden
Een roostersjabloon biedt geen mogelijkheid tot controle over wie wat kan doen of zien. Een roostersjabloon biedt geen mogelijkheid tot controle over wie wat kan doen of zien. Iedereen heeft toegang tot alles. In een roosterprogramma kunt u . In een roosterprogramma kunt u verschillende bevoegdheden toewijzen aan medewerkers, managers en zo nodig externe gebruikers. Het is ook mogelijk om in te stellen welke gebruikers bepaalde wijzigingen mogen aanbrengen en waartoe ze toegang mogen hebben.
Veiligheid
Als uw computer door een Als uw computer door een virus wordt besmet, een crash of sabotage ondervindt, wilt u zeker zijn dat u uw gegevens niet kwijtraakt. Er is geen probleem als u het roostersjabloon in de cloud of op een server hebt opgeslagen waar vaak back-ups worden gemaakt. Er is wel een probleem als het sjabloon alleen op uw computer staat, waar u misschien niet zo vaak een back-up van maakt? De meeste roosterprogramma's werken tegenwoordig in de cloud en , wilt u zeker zijn dat u uw gegevens niet kwijtraakt. Er is geen probleem als u het roostersjabloon in de cloud of op een server hebt opgeslagen waar vaak back-ups worden gemaakt. Er is wel een probleem als het sjabloon alleen op uw computer staat, waar u misschien niet zo vaak een back-up van maakt? De meeste roosterprogramma's werken tegenwoordig in de cloud en worden continu geback-upt. Gegevens gaan nooit verloren. Andere beveiligingsvoordelen van roosterprogramma's zijn het beheer van bevoegdheden dat we hierboven hebben genoemd, en . Gegevens gaan nooit verloren. Andere beveiligingsvoordelen van roosterprogramma's zijn het beheer van bevoegdheden dat we hierboven hebben genoemd, en een logboek van wie, wat en wanneer heeft gedaan.
Als u een Als u een kleiner bedrijf hebt waar alle medewerkers voltijds in dienst zijn, dan kan een roostersjabloon perfect geschikt voor u zijn. In dat geval bent u niet afhankelijk van het op tijd ontvangen van tijdrapporten en hoeft u hiervoor geen functie in uw sjabloon te hebben. Een sjabloon kan ook volstaan als u een rooster hebt dat niet zo vaak hoeft te worden gewijzigd en waarvoor hebt waar alle medewerkers voltijds in dienst zijn, dan kan een roostersjabloon perfect geschikt voor u zijn. In dat geval bent u niet afhankelijk van het op tijd ontvangen van tijdrapporten en hoeft u hiervoor geen functie in uw sjabloon te hebben. Een sjabloon kan ook volstaan als u een rooster hebt dat niet zo vaak hoeft te worden gewijzigd en waarvoor geen samenwerking van meerdere personen bij het opstellen nodig is.
Kies voor een roostersjabloon als…
Als uw bedrijf Als uw bedrijf verschillende arbeidsvormen heeft, lijkt het maken van een rooster voor iedereen op het leggen van een puzzel. In dat geval is een roosterprogramma een betere tool. Als het bedrijf verschillende soorten dienstverband gebruikt, moet u informatie van uw medewerkers ontvangen over hoeveel ze hebben gewerkt, zodat u de juiste vergoedingen aan hen kunt betalen en doorbelasten aan uw klanten. In dat geval hebt u ook een roosterprogramma nodig. Kies ook voor een roosterprogramma als u , lijkt het maken van een rooster voor iedereen op het leggen van een puzzel. In dat geval is een roosterprogramma een betere tool. Als het bedrijf verschillende soorten dienstverband gebruikt, moet u informatie van uw medewerkers ontvangen over hoeveel ze hebben gewerkt, zodat u de juiste vergoedingen aan hen kunt betalen en doorbelasten aan uw klanten. In dat geval hebt u ook een roosterprogramma nodig. Kies ook voor een roosterprogramma als u veel roosterwijzigingen hebt die aan werknemers moeten worden gecommuniceerd en die aan werknemers moeten worden gecommuniceerd en als roosters door meerdere mensen zoals afdelingshoofden worden gemaakt.
Kies voor een roosterprogramma als…
Als u het werk met het maken van roosters gemakkelijker wilt maken, hebt u net de eerste stap gezet door deze gids te lezen. U kunt nu de volgende stap zetten door ons gratis roostersjabloon uit te proberen dat we in Excel-indeling hebben opgesteld. Dit is een goed begin om een betere controle over de planning te krijgen.
Als u later wilt overgaan naar een compleet roostersysteem, kunt u het sjabloon importeren in Timezynk. Als u meer tips zoekt, lees dan onze gids Als u later wilt overgaan naar een compleet roostersysteem, kunt u het sjabloon importeren in Timezynk. Als u meer tips zoekt, lees dan onze gids 6 stappen naar een efficiënte roosterplanning.
Download het gratis roostersjabloon in Excel-indeling van Timezynk!
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en laat je inspireren door onze klantverhalen, blogposts over work-life balance, planning en meer!
