In onze gids In onze gids "6 stappen naar een efficiënte roosterplanning" willen we u nuttige acties voorstellen die uw planning en personeelsbeheer vereenvoudigen. Met behulp van de gids kunt u sneller roosters maken, meer tevreden medewerkers hebben, het personeelsverloop verminderen en diensten beter beheren. U kunt gewoon efficiënter werken en meer tijd aan iets anders besteden.
Het behoefterooster is een compleet rooster dat laat zien hoeveel personeel u nodig hebt op verschillende dagen en tijden, maar zonder de informatie wie moet werken. Werken met een niet-gevuld rooster maakt het gemakkelijker om u te concentreren op de totale behoefte en de verdeling in verschillende vaardigheden, vooral als u een planning voor een langere periode maakt. Het is ook een goed hulpmiddel voor het maken van voorspellingen en budgetten , omdat het ruim van tevoren een indicatie geeft van de bezetting en de geschatte personeelskosten.
Om te beginnen met het opstellen van een behoefteschema kijkt u terug naar uw loonlijsten of tijdrapporten en controleert u hoe de bezetting en behoeften in dezelfde periode vorig jaar waren. Pieken in uw personeelsbehoefte die gebonden zijn aan een seizoen, weekeinden of feestdagen zijn direct zichtbaar, wat helpt voor een voldoende reserve te zorgen. Denk terug en herinner hoe de situatie er toen uitzag, was er voldoende personeel beschikbaar, te veel of te weinig? Kijk vervolgens vooruit. Is het bedrijf sindsdien gegroeid? Hebt u nieuwe opdrachten of klanten verworven? Is het patroon van het hoogseizoen veranderd?
Als u een systeem hebt waarin behoefteroosters kunnen worden ingevoerd, gebruik het dan. In een ander geval kunt u een spreadsheet voor 3-6 maanden vooruit maken, met bijv. één rij per vaardigheid of afdeling en één cel per dag waarin u het aantal mensen invoert dat nodig is voor de taken op die dag. Tel het totale aantal mensen in een rij onderaan op om de bezettingsgraad en personeelskosten te kunnen schatten. Als u dit hebt gedaan, hebt u nu een goed idee van hoe het bedrijf in de komende tijd gaat werken. Het zal ook gemakkelijker zijn om uw daadwerkelijke medewerkers toe te wijzen aan verschillende diensten, omdat u een volledige controle zal hebben over hoeveel mensen nodig zijn en met welke vaardigheden. U kunt ook een eventuele toekomstige behoefte aan werving en het profiel van gezochte medewerkers zien.
Naarmate de voorspelling werkelijkheid wordt en de tijden worden geboekt en gerapporteerd, kunt u notities over de resultaten in uw behoefterooster maken. De notities helpen u belangrijke dingen te onthouden voor de volgende keer dat u een behoefterooster opstelt. Bijvoorbeeld dat er te veel personeel was, of dat u meer medewerkers met bepaalde kwalificaties nodig had, of dat er meer opdrachten zijn binnengekomen dan u had verwacht.
Het maken van roosters voor andere mensen is een ingewikkelde taak, omdat u voor een volledige bezetting moet zorgen en tegelijkertijd proberen alle medewerkers tevreden te stellen. We hebben drie tools die dit mogelijk maken. Een voorbeeld waar ze van pas komen, is de bemanningsafdeling voor ziekenverplegers bij het Stadhuis van Malmö. De afdeling heeft een fenomenaal laag personeelsverloop, tevreden medewerkers, en het inplannen van personeel voor meer dan 98% van opdrachten van klanten gebeurt door de medewerkers zelf die meedoen aan het opstellen van het rooster.
Wensrooster
Een wensrooster betekent dat medewerkers aan de werkgever aangeven wanneer ze willen werken.
Het kan misschien een kleine verandering lijken, omdat de meeste werkgevers het opgestelde rooster al bij de werknemer bevestigen maar de invoering van het wensrooster maakt toch een groot verschil. Medewerkers hebben het gevoel dat ze de controle over hun leven terugkrijgen, en u als planner krijgt een overzicht waarmee u eenvoudiger de juiste persoon voor de juiste dienst kunt kiezen. Na het invoeren van een dienst ziet u meteen wie wil werken en wie niet beschikbaar is, waardoor u de meeste medewerkers volgens hun wensen kunt boeken.
Ondanks de sterk veranderende vraag slaagt het Stadhuis van Malmö erin om het grootste deel van zijn personeel volgens hun wensen te boeken, omdat het is gebleken dat de wensen ook verschillen. Sommigen werken het liefst 's avonds, anderen in het weekend om een toeslag te krijgen, en sommigen nemen liever meer uren maar dan overdag.
Openstaande diensten
Openstaande diensten gaan hand in hand met het behoefterooster en maken het voor uw personeel mogelijk om zich aan te melden voor diensten dat u al hebt geboekt.
Zodra het behoefterooster is gepubliceerd, kunnen medewerkers hun interesse in de diensten indienen.
Interesseaanvraag
Wat moet u doen als iedereen die een bepaalde dienst heeft gewild al geboekt is en u nog steeds meer personeel nodig hebt? Of als een medewerker ziek wordt en zijn/haar dienst aan iemand anders moet worden toegewezen? Vraag dan weer uw medewerkers om hulp. Stuur een voorstel voor de dienst naar alle bevoegden in een interesseaanvraag (beschikbaar in Timezynk, maar het kan ook via bijvoorbeeld SMS of e-mail) en leun achterover terwijl de antwoorden binnenkomen.
Uw medewerkers weten dat een interesseaanvraag betekent dat u een kritieke behoefte hebt en dat het voor hen een goede kans is om een paar extra uren aan hun loon toe te voegen. Na het ontvangen van de antwoorden kunt u het rooster afmaken en aan de behoefte voldoen. Het boeken op basis van ontvangen reacties op zowel interesseaanvragen als openstaande diensten kan worden geautomatiseerd zodat boekingen worden gemaakt volgens het principe ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’. Samen kunnen deze werkwijzen een groot verschil maken voor uw bedrijf. Voor het Stadhuis van Malmö zorgt deze tool voor een snelle reactietijd, het boeken van de laatste diensten op ongelegen tijden en het oplossen van crises in geval van ziekte of onvoorzienbare situaties.
U kunt uw medewerkers ordenen om gemakkelijker de juiste persoon voor de juiste dienst te vinden. Begin met na te denken over welke factoren belangrijk zijn om te beslissen wie welke dienst moet werken. Als bijvoorbeeld kan het uitzendbureau Bemannica worden genoemd, een snelgroeiend bedrijf dat personeel verhuurt aan ICA-supermarkten in heel Zweden.
Het uitzendbureau heeft zijn werknemers opgedeeld op woonplaats en op de verschillende taken waarvoor ze zijn opgeleid en waarin ze ervaring hebben. Wanneer het uitzendbureau een nieuwe opdracht binnenkrijgt, kan het meteen een ingevulde lijst ophalen van medewerkers die in de betreffende plaats wonen en de juiste kwalificaties hebben. De klant kan vervolgens snel op de hoogte worden gebracht. Bij Bemannica worden de lijsten automatisch door Timezynk beheerd, maar het kan ook handmatig worden gedaan.
Zorg ervoor dat u vooraf de lijsten maakt voor alle relevante combinaties van kwalificaties, trainingen, locatie en ervaring, die voor u belangrijk zijn in uw selectie. Dezelfde medewerkers kunnen vaak op meerdere lijsten voorkomen. Het belangrijkste is dat wanneer u extra personeel nodig hebt, u op een eenvoudige manier de juiste lijst kunt ophalen en de diensten kunt toewijzen, zonder dat u bij elke persoon stil hoeft te staan en te beslissen of deze wel of niet geschikt zijn.
Het is ons allemaal overkomen dat we goede plannen hebben gemaakt, misschien zelfs iets met de klant hebben afgesproken, en ondanks dat we het duidelijk aan onze medewerkers hebben gemaakt welke regels bij ons gelden, het toch gebeurt dat wanneer de afgesproken tijd en dag komt, de medewerker ergens anders is en de klant boos.
Een van de belangrijkste factoren voor een duidelijke communicatie met een groep mensen is dat u consistent moet zijn met waar en wanneer u iets communiceert. Dit betekent dat de doelgroep weet waar ze informatie moet zoeken en wanneer of hoe vaak ze dat moet doen. Stel daarom vaste procedures op voor de manier waarop medewerkers over dienstroosters worden geïnformeerd, en organiseer vervolgens een vergadering waarop u hen uitlegt hoe het gaat werken en geef iedereen een handleiding met dezelfde informatie.
Een voorbeeld: Zorg bij het maken van roosters in een computersysteem ervoor dat het voor uw medewerkers mogelijk is om zowel het rooster als de tijdrapporten op elk gewenst moment op hun smartphone te bekijken. Vaste weekroosters zijn op de voorgaande woensdag klaar en zichtbaar op de smartphone van uw medewerkers, of ze worden per e-mail verstuurd als u het geschikte systeem niet hebt. De wensroosters van medewerkers moeten uiterlijk op maandag van de voorgaande week worden ingediend zodat ze bij de dienstplanning in aanmerking kunnen worden genomen. Ze worden ofwel rechtstreeks in het systeem ingevoerd of via e-mail naar de manager verstuurd..Plotselinge behoeften of wijzigingen worden gecommuniceerd als verzoeken of berichten in de planningsapp van de werknemers of via sms. Tijdrapporten moeten op dezelfde dag dat de dienst is gewerkt worden ingevuld zodat er geen tijden worden vergeten. De tijdrapporten worden rechtstreeks via de mobiele telefoon verstuurd, of op een weeklijst verzameld die uiterlijk zondagavond naar de manager wordt verzonden.
Nadat u de procedures hebt vastgesteld, houdt u zich eraan. Houd u aan de termijnen en beloften die u zelf hebt gesteld en houd de werknemers verantwoordelijk voor hun deel. Binnen een paar weken zullen de procedures routine worden en u zult merken dat u uw mensen er niet meer op hoeft te wijzen. De documentatie die nodig is om loonlijsten en facturen op te stellen zijn beschikbaar wanneer u deze nodig heeft, en de wensroosters zijn er op tijd om uw planning te vergemakkelijken. Medewerkers weten waar en wanneer ze moeten zijn en hebben er vertrouwen in dat ze ruim van tevoren duidelijke informatie krijgen.
Als u de verwerking van de documenten voor uw loon- en factureringssystemen wilt vereenvoudigen, is het belangrijk om goed uitgewerkte procedures te hebben. U kunt gebruik maken van papieren sjablonen, sjablonen in Excel of een roostersysteem zoals Timezynk.
Het belangrijke is dat u een vast formaat hebt voor de tijdrapportage en vaste dagen waarop de tijdrapporten moeten worden ingediend, zodat u gemakkelijk kunt zien wie een extra herinnering nodig heeft. Een tijdrapport moet de voor- en achternaam van de medewerker bevatten, eventueel informatie over de klant waarvoor de medewerker heeft gewerkt (als u uw tijd factureert), begin- en eindtijden van de diensten, ongelegen werktijden en overuren. De medewerker rapporteert de berekening van de gewerkte uren en u hoeft alleen het tijdrapport goed te keuren wanneer het aankomt. Zorg ervoor dat u de tijdrapporten iedere week ontvangt. Dit maakt het gemakkelijker voor medewerkers om te rapporteren, omdat hun diensten nog vers in hun geheugen zitten. Het betekent ook dat u maximaal een week achter kan lopen met uw documentatie en facturering. Nadat u alle documenten hebt verzameld, vat u al de gegevens samen en registreert u ze in uw loon- en factureringssysteem. Met Timezynk wordt de documentatie automatisch overgedragen.
Roosters hebben invloed en betrekking op grote delen van uw bedrijf. Ze regelen hoe uw personeel werkt, zijn afhankelijk van hoeveel opdrachten er binnenkomen, vormen de basis voor verloning en eventueel ook facturering. Ze zijn ook een belangrijk hulpmiddel bij het budgetteren en het plannen van de behoefte aan personeel, de organisatie en het ontwikkelen van hun vaardigheden. Als u snel en gemakkelijk hiervan wilt profiteren, raden we u aan om alles op één plek te verzamelen.
Of u de gegevens nu in een centraal roosterplanningssysteem, een map op uw computer of misschien op een plank met mappen of een whiteboard hebt, u moet snel de juiste informatie kunnen vinden, afhankelijk van de taak die u uit gaat voeren.
Organiseer het materiaal volgens de verschillende elementen waarmee u werkt. Bijvoorbeeld, leg het behoefterooster naast het wensrooster en de binnenkomende opdrachten, zodat u al het materiaal klaar hebt liggen wanneer u het personeelsrooster voor de volgende maand gaat maken. Verzamel tijdrapporten samen met het betreffende rooster zodat u ze kunt vergelijken en eventuele afwijkingen opsporen. Stel personeelslijsten op kwalificaties samen, zodat u bij ziekte of een andere wijziging in het rooster snel de juiste vervanger kunt vinden. Stel kant-en-klare sjablonen op voor een weekrooster, wensrooster, een sms-bericht over wijzigingen, zodat u zich eenvoudig en effectief kunt houden aan uw communicatieprocedures. Als u Timezynk gebruikt, dan is dit alles al ingebouwd.
Dank u voor het lezen van onze gids Dank u voor het lezen van onze gids “6 stappen naar een efficiënte roosterplanning”! Met alle bovengenoemde hulpmiddelen binnen handbereik voor u, zijn wij ervan overtuigd dat u uw bedrijf naar een nieuw niveau zal tillen en dat dit zal worden gekenmerkt door zowel efficiëntie, werktevredenheid en winstgevendheid.
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en laat je inspireren door onze klantverhalen, blogposts over work-life balance, planning en meer!
