Een planning maken waar iedereen tevreden over is, zonder dat jij urenlang je hoofd hoeft te breken om de puzzel compleet te krijgen. Te mooi om waar te zijn? Niet als je goed samenwerkt. En dat is precies waar de planningssoftware van Timezynk goed in is.
Stel je eens voor… je moet een planning gaan maken voor de aankomende maand en ziet dat een groot deel van de shifts al ingepland is. Er zijn nog een aantal gaten in de planning waar je een oplossing voor moet vinden. ‘Geen probleem’, denk je. Met één muisklik stuur je een verzoek uit naar iedereen die in aanmerking komt. Als je een uurtje later terugkijkt, zie je dat alle shifts gevuld zijn. Handig, want zo kun jij weer door met de orde van de dag.
Door samen te werken met andere managers en ook de medewerkers erbij te betrekken is je planning in een mum van tijd rond. Met onze software wordt samenwerken heel gemakkelijk. Zo kun je zonder problemen met meerdere managers tegelijk in de software werken. Veranderingen die je doorvoert worden in realtime bijgewerkt. Daardoor krijgt iedereen altijd de meest recente versie van de planning te zien.
Binnen onze software vind je meerdere tools die je kunt gebruiken om medewerkers te betrekken bij het planningsproces: beschikbaarheid, aanvragen en openstaande diensten.
De functies binnen onze planningstool vullen elkaar perfect aan. Door mensen hun beschikbaarheid te laten opgeven en meteen hun diensten te laten inplannen, wordt het merendeel van de planning automatisch ingevuld. Door vervolgens een verzoek uit te sturen voor de nog openstaande diensten, zorg je dat ook de gaten in je planning worden opgevuld. En komt er op het laatste moment toch nog een shift vrij? Dan los je dat makkelijk en snel op door een aanvraag uit te sturen. Wanneer je de tools op die manier naast elkaar gebruikt, zorg je dat jouw planning binnen no-time wordt ingevuld.
Een planning maken begint met inzicht krijgen in wie wanneer beschikbaar is. Daarom kunnen werknemers zelf invullen welke shifts ze het liefst willen werken. Dit levert een win-win situatie op. Medewerkers kunnen voor een groot deel zelf kiezen wanneer ze werken en een groot deel van het rooster wordt automatisch gevuld. Als manager hoef jij je alleen nog maar druk te maken over de shifts die nog open staan.
Staan er voor de aankomende week nog een aantal shifts open? Gebruik onze software dan om een melding uit te sturen naar alle medewerkers. Zij hoeven vervolgens alleen maar op ‘accepteren’ te klikken om zichzelf in te roosteren. En zijn ze niet beschikbaar? Dan kunnen ze de dienst altijd afwijzen. Je hoeft zo niet langer iedereen een voor een te benaderen met de vraag of ze een van de diensten kunnen werken.
Staat er op het laatste moment toch nog een shift open? Of heeft iemand zich ziek gemeld, waardoor je met spoed een vervanger moet vinden? Ook daar hebben we een oplossing voor. Je kunt namelijk heel eenvoudig een aanvraag uitsturen voor een specifieke shift. Je hebt de optie om de aanvraag uit te sturen naar alle medewerkers of naar een specifieke groep die aan bepaalde eisen voldoet. Dat laatste is bijvoorbeeld handig wanneer je iemand met een bepaalde opleiding of met specifieke competenties nodig hebt voor de shift.
Samen vormen deze drie tools een hele gestructureerde manier om te communiceren met werknemers en andere managers. Medewerkers vullen voor een groot deel hun eigen rooster in. En als er nog een extra shift gedraaid moet worden, kunnen ze zelf bevestigen of ze beschikbaar zijn.
Ook voor managers is de planning overzichtelijk. In één oogopslag zie je welke shifts nog open staan en welke medewerkers - op basis van hun beschikbaarheid en kwaliteiten - in aanmerking komen voor de dienst.
Samenwerken bij het maken van een planning is voor iedereen een prettige oplossing. Medewerkers krijgen de kans om zelf te kiezen wanneer ze werken en wanneer ze liever vrij hebben. En voor managers wordt het een stuk makkelijker om de planning op orde te krijgen.
Ben jij nieuwsgierig wat een goede samenwerking kan doen voor jouw planningsproces? Of wil je onze verschillende functies gewoon eens uitproberen om te zien hoe het werkt voor jouw organisatie? Dan hebben we goed nieuws voor je. Je mag Timezynk namelijk 14 dagen lang gratis uittesten. Vraag snel een gratis demo aan, dan helpen wij je op weg.
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en laat je inspireren door onze klantverhalen, blogposts over work-life balance, planning en meer!
