Als je een planning gaat maken, komt daar aardig wat bij kijken. Waar je precies op moet letten en wat voor planning het beste werkt, is afhankelijk van de branche en het soort bedrijf. Andere dingen waar je rekening mee moet houden zijn de variatie in het personeelsbestand (zoals vast personeel, oproepkrachten of tijdelijk personeel), openingstijden van het bedrijf, wetgeving en arbeidsovereenkomsten. Overweldigd door alles waar je aan moet denken? Wij helpen je weer controle te krijgen over je planning.
Tijdens het maken van een planning moet je beslissen wanneer het personeel moet werken en wat er op dat moment van hen wordt verwacht. De planning bestaat uit drie uitgangspunten: de vraag, middelen en taken. Elk van deze uitgangspunten heeft zo zijn eigen uitdagingen om rekening mee te houden.
De vraag bepaalt hoeveel personeel er op verschillende tijden in een bepaalde periode nodig is. Het gaat erom dat er altijd voldoende personeel met de juiste vaardigheden wordt ingepland om aan de vraag te voldoen. De vraag kan in de loop van het jaar variëren zelfs op verschillende momenten van een werkdag kan er een wisselende vraag naar personeel zijn. In sommige gevallen moet het personeel de klok rond beschikbaar zijn en zich binnen een bepaalde tijd kunnen melden op een specifieke locatie.
De vraag naar voldoende arbeidskrachten is een belangrijk onderdeel van de planning voor onder meer de volgende sectoren:
Bij het maken van een planning denk je al snel aan het inplannen van personeel. Naast arbeidskrachten, is het soms ook nodig om een planning te maken voor andere middelen in het bedrijf, zoals machines en gebouwen.
Sommige bedrijven verhuren hun middelen rechtstreeks aan de eindklant. Andere verrichten diensten voor de klant en gebruiken daar middelen voor. In beide gevallen is het handig een planning te maken voor de beschikbaarheid van de middelen. Zo kun je het maximale uit de beschikbare middelen halen.
Een planning van middelen is relevant in onder andere de volgende situaties:
Naast de vraag en de beschikbare middelen, kun je het maken van een planning ook baseren op de verschillende soorten taken of diensten. Met een planning op basis van taken, wil je medewerkers met de juiste vaardigheden op een afgesproken tijdstip op een bepaalde plaats hebben.
Voorbeelden van planningen gebaseerd op taken:
Nadat je een uitgangspunt voor de planning hebt gekozen, kun je uit verschillende variaties kiezen voor het maken van de daadwerkelijke planning. Welke je kiest, is wederom afhankelijk van het bedrijf en welke behoeften er zijn
Vaste planning In een vaste tijdsplanning worden ploegendiensten ingedeeld volgens een regelmatig patroon dat niet verandert.
Herhalende planning Een doorlopende planning is een planning voor een bepaalde periode, vaak meerdere weken, die wordt herhaald tot een einddatum.
Jaarplanning Bij een jaarplanning maak je in één keer een planning voor het hele jaar. Je kunt hierbij alvast rekening houden met verschillen in personeelsbehoefte per seizoen. Een jaarlijkse planning komt vaak voor in de handel.
Werkrooster Bij een werkrooster bestaat de planning uit verschillende ploegendiensten die 24 uur per dag de personeelsbehoefte dekken. Dit soort planningen komt vaak voor in de gezondheidszorg, productie, hulpdiensten en bewaking.
Zodra je de het uitgangspunt en het type planning hebt gekozen, kan het echte werk beginnen: het maken van de daadwerkelijke planning. Het kan een hele puzzel zijn om alle losse onderdelen op elkaar af te stemmen en een planning te vinden die past bij de behoefte van het bedrijf en de beschikbaarheid van personeel (of middelen). Door gebruik te maken van een goed roosterprogramma bespaar je jezelf een hoop moeite en tijd.
Een groot voordeel van het gebruiken van een Een groot voordeel van het gebruiken van een roosterproramma is dat je snel een rooster kunt maken en wijzigen. Je kunt veel processen automatiseren en vermijdt zo veel handmatig werk. Hierdoor kun je de tijd die je kwijt bent aan het maken van een planning aanzienlijk inkorten. Met een planningsprogramma kun je onder andere:
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en laat je inspireren door onze klantverhalen, blogposts over work-life balance, planning en meer!
