Als u genoeg hebt van losse vellen papier of vindt dat Excel-bestanden niet meer genoeg zijn, is het misschien tijd om een programma voor het maken van roosters aan te schaffen. Of hebt u misschien al een programma waar u niet tevreden mee bent en wilt u het vervangen? Dan zal onze gids u van pas komen. De gids presenteert de voordelen van een roosterprogramma, beschrijft de te verwachten functionaliteiten en wijst op de aandachtspunten bij de keuze van een roosterprogramma.
In een roosterprogramma kunt u als manager plannen, toezicht houden en roosters maken voor het inroosteren van medewerkers in uw bedrijf. Als medewerker kunt uw rooster bekijken, zich aanmelden voor lege diensten en met uw collega's communiceren. In de meeste roosterprogramma's kunt u:
Met een roosterprogramma kan de tijd die u besteedt aan het maken van roosters worden gereduceerd van uren naar minuten. U kunt de nauwkeurigheid van de planning verhogen en beter voorbereid zijn op snelle veranderingen. De communicatie tussen medewerkers kan worden verbeterd, wat het ziekteverzuim en het personeelsverloop kan helpen te verminderen. Al deze voordelen helpen u zowel geld als tijd te besparen en tegelijkertijd meer tevreden werknemers te hebben.
Een roosterprogramma automatiseert processen zodat u dezelfde taken niet steeds handmatig hoeft uit te voeren. Nuttige en tijdbesparende functies zijn sjablonen en lopende roosters die opnieuw kunnen worden gebruikt. Een van de belangrijkste voordelen van een roosterprogramma is de mogelijkheid om roosters snel te maken, bekijken en wijzigen. Wijzigingen zijn onmiddellijk zichtbaar voor medewerkers op hun smartphones, zodat ze altijd het laatste rooster hebben. Met elektronische tijdrapporten kunt u op een eenvoudige manier de gewerkte uren bijhouden en het juiste lonen betalen. Veel roosterprogramma's hebben ook koppelingen naar loon- en factureringssystemen.
Het is gemakkelijk om uren en loon- en factuurgegevens te registreren die waardevolle inzichten bieden in huidige en toekomstige kosten. Het programma zorgt voor totalen van het aantal geplande en gewerkte uren, en ook de per maand gefactureerde bedragen. Met het behoefterooster kunt u vele maanden van tevoren plannen hoeveel personeel u nodig hebt op verschillende dagen en tijden, zonder op te geven wie moet werken. Het is een goed hulpmiddel om voorspellingen en begrotingen te maken, omdat het ruim van tevoren een indicatie geeft van de bezettingsgraad en de geschatte personeelskosten.
Door medewerkers de mogelijkheid te geven hun roosters online te bekijken, sms-berichten en herinneringen te verzenden en te ontvangen, kunnen veel misverstanden over de roosters worden voorkomen. Laat uw medewerkers ‘last-minute’ wijzigingen zelf afhandelen. Een medewerk(st)er die is verhinderd, kan de roosters van collega's bekijken en zien wie eventueel kan invallen en vervolgens contact opnemen met die collega via de app. De planner kan via het programma verzoeken versturen over wie een bepaalde dienst kan nemen, en medewerkers kunnen via het internet of de smartphone reageren. Om het werk verder te vergemakkelijken, kunnen medewerkers van tevoren aangeven wanneer ze kunnen werken door in het systeem hun beschikbaarheid te rapporteren. Door uw medewerkers bij de planning te betrekken, geeft u ze meer controle over hun werktijden en besparen de managers tijd op administratie.
Roosterprogramma's kunnen worden gebruikt om automatisch de werkuren van werknemers te controleren om schendingen van de arbeidswet en vakbondsregels te voorkomen. Er zijn programma's die waarschuwen wanneer het aantal toegestane werkuren dreigt te worden overschreden.
Roosters regelen het werk van uw personeel, vormen de basis voor verloning en eventueel ook facturering. Ze zijn ook een belangrijk hulpmiddel bij het budgetteren en het plannen van de behoefte aan personeel, het in kaart brengen en verhogen van vaardigheden. Zorg ervoor dat u een roosterprogramma kiest dat aan uw behoeften zal voldoen.
Controlelijst
Basisfuncties die het programma moet hebben
Een extra pluspunt als het programma dit heeft
Extra functies afhankelijk van de activiteiten
Kies een programma met functies die nuttig zijn voor zowel managers als medewerkers. Met een mobiele app kunt u roosters maken zelfs als u onderweg bent, en uw medewerkers hebben van overal toegang tot het juiste rooster. Als meerdere mensen bevoegd zijn om roosters te maken, moet u de wijzigingen kunnen zien en wie ze heeft aangebracht. Om de administratie te vereenvoudigen en te verminderen, is het belangrijk om informaties rechtstreeks naar de loon- en factureringssystemen te kunnen overdragen.
U hebt een roosterprogramma nodig waarmee u functies, kwalificaties en werktijden van uw medewerkers kunt registreren. Het moet ook mogelijk zijn om een afdeling en functie aan een gegeven medewerker te koppelen, en uw medewerkers moeten de mogelijkheid hebben om zich aan te melden voor lege diensten en u te waarschuwen voor problemen met het rooster, zodat u ze op tijd kunt oplossen. U moet ook een programma vinden waarmee medewerkers kunnen reageren op verzoeken voor lege diensten of het uitwisselen van diensten met collega's. Het programma moet het ook voor werknemers mogelijk maken om verlof aan te vragen.
Een andere belangrijke functionaliteit zijn rapporten. Er zijn programma's waarmee zowel aangepaste als standaardrapporten met informatie over uw personeelsbezetting kunnen worden gemaakt. U moet bijvoorbeeld het totaal aantal van personeelsuren kunnen zien, wat een waardevolle informatie is om overuren te controleren/beperken.
Als u een groter bedrijf hebt, wilt u wellicht het roosterprogramma kunnen integreren met een CRM-tool, HR-systeem, enz. om begrotingen en ramingen voor het bedrijf te maken. Dan hebt u waarschijnlijk een uitgebreider roosterplanningssysteem nodig dat in de hogere prijsklasse ligt. In een ander geval kunt u dit doen met behulp van rapporten en statistische functies die in de meeste roosterprogramma's standaard beschikbaar zijn.
Zelfs als u het lukt het meest gebruiksvriendelijke programma te vinden, is het nog steeds belangrijk om toegang te hebben tot technische ondersteuning. Er zijn leveranciers die een 24-uur service bieden en ook degenen die alleen een basissupport leveren. Velen bieden klantenservice via telefoon, e-mail en online. Ga na of de support in de prijs is inbegrepen of extra kost.
De meeste producenten van roostersoftware gebruikt een van de volgende prijsmodellen:
De meeste programma's zijn in een webgebaseerde versie verkrijgbaar, waarbij het roosterprogramma zich in de cloud bevindt. Veel softwareleveranciers bieden gratis proefperioden van 14 tot 30 dagen aan. U kunt ook korting krijgen op het abonnement als u vooraf betaalt of voor een langere periode kiest.
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en laat je inspireren door onze klantverhalen, blogposts over work-life balance, planning en meer!
