Het bedrijf Operationskonsulterna verhuurt gespecialiseerde verpleegkundigen op het gebied van operationele geneeskunde, intensive care en verloskunde. Het bedrijf is in 2014 gestart en is actief in het hele land. De basis bestaat uit meer dan 100 consulenten, waarvan de meeste op uurbasis werken. Opdrachten variëren in lengte en soms is personeel nodig op korte termijn.
Met de snelle groei van het bedrijf werd de behoefte aan een betere afhandeling van de administratie dringend. Zolang het aantal medewerkers niet hoger was dan 30, kon de meeste informatie in het hoofd worden gehouden. Als aanvulling werd een handmatig systeem gebruikt in de vorm van papieren kalenders aan de wand waarin diensten werden ingevuld. Om de verschillende diensten te bemannen werden sms'en met verzoeken naar medewerkers gestuurd. De consulenten leverden hun urenbriefjes op papier in en elke maand, voor de uitbetaling van lonen, werden de briefjes handmatig met opdrachten vergeleken. Vervolgens werden de gegevens handmatig in het factureringssysteem ingevoerd.
Aanvankelijk was er één persoon mee bezig. In korte tijd zijn er nog twee medewerkers toegevoegd. Een groot probleem was dat ze allemaal vast zaten aan het kantoor waar de wandkalender hing. Naarmate het aantal medewerkers toenam, werd het steeds moeilijker om taken tussen ze te verdelen. Aanvankelijk was er één persoon mee bezig. In korte tijd zijn er nog twee medewerkers toegevoegd. Een groot probleem was dat ze allemaal vast zaten aan het kantoor waar de wandkalender hing. Naarmate het aantal medewerkers toenam, werd het steeds moeilijker om taken tussen ze te verdelen. - Toen we ons uiteindelijk realiseerden dat zo niet verder kon, zaten we onder stapels gele post-it velletjes en bergen losse papieren met opdrachten. Er werd veel tijd verspild aan het handmatig zoeken naar documenten, vertelt de algemeen directeur en oprichter van het bedrijf, Joacim Claesson.
Het bedrijf besloot een lijst van eisen voor de roostersoftware op te stellen. Belangrijk was dat iedereen toegang had tot het systeem. Een andere belangrijke eis was dat het systeem Het bedrijf besloot een lijst van eisen voor de roostersoftware op te stellen. Belangrijk was dat iedereen toegang had tot het systeem. Een andere belangrijke eis was dat het systeem cloudgebaseerd was zodat medewerkers niet meer altijd aan hun bureaus waren gebonden. Andere eisen waren de mogelijkheid tot was zodat medewerkers niet meer altijd aan hun bureaus waren gebonden. Andere eisen waren de mogelijkheid tot eenvoudige communicatie met consulenten en een koppeling van het systeem met het en een koppeling van het systeem met het factureringsprogramma. Het bedrijf bekeek de offertes van een aantal verschillende softwareleveranciers. De keuze viel uiteindelijk op Timezynk die aan al hun eisen voldeed.
"Timezynk is gebruiksvriendelijk, ook voor mensen zonder computerervaring, medewerkers rapporteren hun werktijden rechtstreeks op de app met een druk op de knop. Timezynk vergemakkelijkt het werk door gebruik te maken van op maat gemaakte sjablonen en automatisering van informatieuitwisseling. De supportafdeling lost de meeste problemen op via chat, waarbij ook eindgebruikers snel hulp krijgen."- Joacim Claesson, algemeen directeur Operationskonsulterna
Nu werkt Operationskonsulterna met een elektronisch rooster. Alle drie roosterplanners kunnen tegelijkertijd in het systeem werken en alle aangebrachte wijzigingen worden opgeslagen met informatie over wie en wanneer ze heeft gemaakt. Communicatie met consulenten gebeurt via de app, waarin meldingen de aandacht van het personeel vestigen op wijzigingen in het rooster. Binnenkort worden ook alle diensten via de app als verzoeken verstuurd. Het rapporteren van werktijden gebeurt ook op de mobiele telefoon.
Al na een korte gebruiksperiode konden we tijd besparen, en is de structuur en het overzicht van de bezetting veel beter geworden. Doordat al de documenten al in elektronische vorm zijn, kunnen we ze snel en eenvoudig overdragen naar het factureringssysteem dat met Timezynk is geïntegreerd. Al na een korte gebruiksperiode konden we tijd besparen, en is de structuur en het overzicht van de bezetting veel beter geworden. Doordat al de documenten al in elektronische vorm zijn, kunnen we ze snel en eenvoudig overdragen naar het factureringssysteem dat met Timezynk is geïntegreerd. - Tot nu toe zijn de voordelen het grootst bij loonadministratie en facturering waar we ongeveer één dag op elk van deze processen besparen. Als we het systeem volledig gaan gebruiken, kunnen we nog meer besparen, in het bijzonder op boekingen, zegt Joacim Claesson.
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en laat je inspireren door onze klantverhalen, blogposts over work-life balance, planning en meer!
