Het zorgbedrijf Jordnära runt een verzorgingshuis (een tehuis voor zorg of huisvesting) voor mensen met verslavings- of gedragsproblemen. Voorheen moesten managers bijna één werkuur besteden aan het bellen naar medewerkers voor een nieuwe dienst of als iemand is uitgevallen. Nu met Timezynk duurt het minder dan een minuut om een dienst in te vullen.
In het tweede jaar van onze activiteit hebben we beseft dat we niet verder met die manier van werken konden. Er werd te veel tijd besteed aan handmatige controles en bellen, in plaats van onze activiteiten te ontwikkelen. Wat we nodig hadden was een systeem dat de handmatige afhandeling kon minimaliseren, statistieken van gewerkte uren statistieken leveren en een overzicht van het personeel en de bezetting geven.
Voorheen werd de personeelsplanning op ruitjespapier gedaan. Om een dienst in te vullen moest elke manager naar de medewerkers bellen en vragen wie kan komen invallen. Vervolgens meldden de medewerkers hun werkuren op papier. De urenbriefjes werden vergeleken met het papieren rooster en eventuele afwijkingen werden aangebracht. Vervolgens werd alles handmatig in de vorm van loondocumentatie verzameld.
- We streven er voortdurend naar om elke dag beter te worden en we voelden dat de eerdere manieren van werken ons hierin belemmerden, zegt algemeen directeur Maria Ericson Andersson.
Met de introductie van Timezynk is de verantwoordelijkheid voor werkverzoeken weer bij de werknemer gelegd, en is de discipline bij het snel reageren aanzienlijk beter geworden. Voorheen moesten managers tot één werkuur besteden aan het bellen naar medewerkers voor een nieuwe dienst of als iemand is uitgevallen. Nu met Timezynk duurt het minder dan een minuut om een dienst in te vullen, wat hen bakken van frustratie scheelt.. De tijd die besteed wordt aan telefoongesprekken is drastisch verminderd en nu bijna tot nul gebracht. Het rapporteren van gewerkte uren is zekerder en met een geminimaliseerd aantal fouten. Ook zijn misverstanden over waar en wanneer men moet komen verdwenen. Nu zien medewerkers zwart op wit op welke uren en op welke plaats ze moeten werken.
"Met Timezynk hebben we de tijd verkort die nodig is om een dienst te bemannen van één uur tot minder dan één minuut." - Maria Ericson Andersson, algemeen directeur Omsorgsbolagen Jordnära
De overgang van handmatige afhandeling van documenten naar een digitaal systeem kost tijd en moeite. Voor Omsorgsbolagen Jordnära was het veel makkelijker omdat ze Jonny Johnsson hadden die vragen van medewerkers intern beantwoordde en die het systeem heel goed uitlegde. De overgang van handmatige afhandeling van documenten naar een digitaal systeem kost tijd en moeite. Voor Omsorgsbolagen Jordnära was het veel makkelijker omdat ze Jonny Johnsson hadden die vragen van medewerkers intern beantwoordde en die het systeem heel goed uitlegde. - In die tijd was ik fulltime bezig met Timezynk. Maar al die tijd was de moeite echt waard, constateert hij.
Omsorgsbolagen Jordnära adviseert alle andere bedrijven die een digitaal roostersysteem willen implementeren om één verantwoordelijke persoon aan te wijzen die in samenwerking met het bedrijf Timezynk het systeem zal aanpassen aan de gevoerde activiteiten.
- Het belangrijkste is om eerst een analyse uit te voeren en de workflow uit te tekenen. Het huidige systeem moet in kaart worden gebracht en de eisen aan het nieuwe systeem moeten worden bepaald. Hierdoor zal de overgang naar het nieuwe systeem veel makkelijker zijn, adviseert Jonny Johnsson.
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en laat je inspireren door onze klantverhalen, blogposts over work-life balance, planning en meer!
