Het starten met Timezynk op eigen houtje is niet eenvoudig. Het systeem is uitgebreid en bevat veel functies. Daarom is een gratis webdemo met een supportspecialist inbegrepen voor iedereen die een testaccount maakt. Wij helpen u het systeem zo in te stellen dat u het in een zo realistisch mogelijke omgeving kunt testen. Om u op de beste manier op weg te helpen, creëren we een proces dat voorbereiding, planning en implementatie omvat.
De voorbereiding omvat een analyse van de huidige workflow. Denk na over wat volgens u goed werkt en wat u absoluut niet wilt veranderen. Ga ook na wat minder goed werkt, en of er iets is dat u mist en dat u zou willen hebben. Als Timezynk aan uw eisen kan voldoen, weten we meteen of we geschikt zijn voor elkaar of niet. Als dat niet het geval is zult u verder moeten zoeken naar alternatieven. Als u iets niet zeker weet, twijfel dan niet om ons op te bellen en te vragen.
Als het blijkt dat we bij elkaar passen, schetsen we gezamenlijk een nieuwe gewenste workflow en kijken hoe die met behulp van Timezynk kan worden geïmplementeerd. De te beantwoorden vragen zijn:
Wanneer de voorbereidingen klaar zijn, zullen we een voldoende basis hebben om met de planning te beginnen en alle vereisten te bepalen die nodig zijn om een goed functionerende workflow in te richten. Het is belangrijk dat u zelf de verschillende stappen doorneemt, maar we zullen u wel helpen met:
Het register maken Roosterplanning in Timezynk is gebaseerd op registers. Door middel van registers groepeert en organiseert u de informatie die nodig is om roosters te maken. De informatie wordt gekoppeld aan individuele diensten tijdens het opstellen van een rooster en aan tijdrapporten tijdens de opvolging. Denk na over welke informatie nodig is voor uw roosters, loonafhandeling en facturering.
Het boekingsvenster aanpassenHet boekingsvenster aanpassen Een dienst vormt de kern van de roosterplanning. Het boekingsvenster voor een dienst moet de informatie bevatten die medewerkers nodig hebben om te weten wanneer, waar en hoe ze moeten werken. Denk na over welke informatie medewerkers in hun app moeten zien.
Tijdrapporten aanpassen: Timezynk telt de gewerkte uren op en stelt ze samen. Een tijdrapport moet zo worden opgemaakt dat het kan worden vergeleken met de betreffende dienst, en moet gegevens bevatten die nodig zijn om lonen voor te bereiden en facturen op te stellen.
Loon- en collectieve arbeidsovereenkomst invoerenLoon- en collectieve arbeidsovereenkomst invoeren De informaties uit loonovereenkomsten worden vergeleken met tijdrapporten en vormen de basis voor de uitbetaling van lonen. Tijdrapporten worden volgens de collectieve arbeidsovereenkomst gefilterd zodat u en uw medewerkers de regels voor overuren, toeslagen, etc. niet hoeven te kennen.
Klantovereenkomsten invoerenKlantovereenkomsten invoeren Timezynk haalt de juiste prijzen en kortingen op uit contracten met klanten, vergelijkt de gegevens met tijdrapporten en stelt de documentatie benodigd voor facturering op.
Als er aan alle voorwaarden is voldaan, kunt u beginnen te testen met het maken van verschillende roosters, het versturen van verzoeken over diensten naar medewerkers, het goedkeuren van tijdrapporten en het uitproberen van alle functies in de werkelijke omgeving. Alles wat in het testaccount is gemaakt kan worden gebruikt bij het overgaan naar een echte account. Wat u niet wilt behouden verwijderen we voor u.
De meeste mensen die zo ver zijn gekomen, hebben al een goed genoeg beeld van het systeem om te beslissen of ze het testaccount willen sluiten en het abonnement aanschaffen. Omdat er geen opzegtermijn is voor het lopende abonnement, brengt het implementeren van de nieuwe werkwijze binnen één afdeling of eenheid om een eindevaluatie te doen geen risico met zich mee.
Nu begint het echte werk. Het is tijd dat het personeel kennis maakt met de tools en dat de workflow in het echt wordt uitgeprobeerd! Het succes van de implementatie van de nieuwe manier van werken hangt volledig af van de betrokkenheid van het personeel. Om die reden is het belangrijk dat de persoon die vanaf het begin betrokken was bij het implementeren van het programma als interne hulpbron kan fungeren, deels om het contact tussen u en ons te vergemakkelijken, maar deels ook omdat de medewerkers het veel makkelijker hebben als er hulp en ondersteuning ter plaatse beschikbaar is. Iemand die zowel het nieuwe systeem als uw bedrijf goed kent.
Op het moment dat u vindt dat de nieuwe manier van werken goed geïmplementeerd is, nemen we de ondersteuning over voor het geval dat er vragen en opmerkingen van gebruikers opduiken. Wij helpen u graag met trainingen.
Zoals u ziet, hangt het succes van de implementatie van Timezynk af van een nauwe samenwerking tussen u en ons. Er is geen digitaal systeem dat zich zelf implementeert, en er zijn geen roosters die zich zelf plannen. Maar we hebben dit zo vaak gedaan dat we weten wat nodig is om u te laten slagen, en we zullen u helpen uw doelen te bereiken.
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en laat je inspireren door onze klantverhalen, blogposts over work-life balance, planning en meer!
