Logga in menu Timezynk

I vår guide 6 steg till effektiv schemaläggning vill vi ge dig nyttiga och konkreta åtgärder som förenklar och effektiviserar din schemaläggning och personalhantering. Med hjälp av guiden kommer du kunna schemalägga snabbare, skapa gladare anställda, få minskad personalomsättning och hantera förändringar lättare. Du kan helt enkelt arbeta effektivare och få mer tid över till annat. Vi kommer att titta på:

  1. Hur du kan ta hjälp av dina anställda i schemaläggningen genom att använda önskeschema och bokningsförfrågningar
  2. Hur du kan organisera dina anställda för att göra det lätt att hitta rätt person till rätt pass
  3. Hur du kan skapa bättre framförhålling i din schemaläggning genom att lägga ett behovsschema
  4. Hur viktig kommunikation är för effektiv schemaläggning
  5. Hur du kan underlätta administrationen kring lön- och fakturahantering
  6. Hur du kan samla alla stegen i ett schemaläggningssystem.

1. Ta hjälp av dina anställda

Malmö Stads bemanningsenhet för sjuksköterskor har fenomenalt låg personalomsättning, nöjda anställda och tillsätter över 98% av alla kundbeställningar genom att låta de anställda bidra till schemaläggningen. De har två huvudverktyg som gör det möjligt:

Önskeschema

Önskeschema betyder att de anställda rapporterar in sitt eget drömschema till arbetsgivaren. Det kan kännas som en liten förändring, de flesta arbetsgivare bekräftar redan det lagda schemat med den anställde, men att införa önskeschema gör stor skillnad. Dels ger det anställda med varierande arbetstider kontrollen tillbaka över sina liv. Plötsligt kan de planera in utflykter, träningspass och sociala händelser utan att oroa sig över att deras planer slås i kras av nästa veckas schema. Dels ger det dig som chef en helt annan översikt och gör det enkelt att välja rätt person till rätt pass. Och när du plötsligt behöver två personer extra ser du direkt vilka som vill jobba, utan att du behöver ringa runt och jaga. Du vet att de anställda blir glada och tacksamma över det nya arbetspasset eftersom det redan passar in i deras personliga planering.

Trots kraftigt varierande behov så lyckas Malmö Stad boka majoriteten av sin personal enligt deras önskemål, eftersom det visar sig att önskemålen varierar lika mycket. Vissa föredrar att jobba kväll, andra helger för att få extra OB, medan vissa hellre tar fler timmar men håller sig till dagtid.

Bokningsförfrågan

Vad gör man då ifall alla som har önskat ett visst pass redan är bokade och du fortfarande behöver mer personal? Eller om en anställd blir sjuk och deras pass måste flyttas till någon annan? Man tar återigen hjälp av de anställda. Skicka ut passet till alla behöriga i en bokningsförfrågan (finns i Timezynk, men går också att göra via t.ex. SMS eller e-post) och luta dig sedan tillbaka medan svaren kommer in. Dina anställda vet att en bokningsförfrågan innebär att du har ett kritiskt behov samt att det är en bra chans för dem att få några extra timmar på lönen. Allteftersom svaren kommer in kan du sedan göra klart schemat och fylla behovet. För Malmö Stad är detta verktyget som ger extra snabb svarstid, bokar de sista passen på obekväma tider och löser kriser vid sjukdom eller förhinder.

Tillsammans kan de här två sätten att jobba göra stor skillnad för din verksamhet.

2. Organisera efter schemat

Du kan organisera dina anställda för att göra det lätt att hitta rätt person till rätt pass. Börja med att tänka igenom vilka faktorer som är viktiga för att avgöra vem som kan jobba vilket pass. Som exempel kan vi använda HeavenScent, ett snabbväxande företag som håller demonstrationer och events runt skönhetsprodukter och parfymer och som idag finns i Stockholm, Göteborg och Malmö.

De har delat in sina anställda dels efter ort och dels efter de olika märken och produkter som de är utbildade på. När de sedan ska anordna ett nytt event så kan de direkt plocka fram en färdig lista på anställda som både bor på rätt ort och som har rätt kompetens. För HeavenScent hanteras listorna automatiskt av Timezynk, men det går att göra manuellt också.

Tänk på att skapa listorna i förväg för alla relevanta kombinationer av kompetenser, utbildningar, ort och erfarenhet som är viktigt för dig i ditt urval. Samma anställd kan ofta finnas med på flera listor. Det viktiga är att när du behöver mer personal, kan du enkelt plocka fram rätt lista och sätta igång att fördela passen, utan att först tänka igenom person för person och avgöra ifall de är lämpliga.

3. Blicka framåt

Ett behovsschema är ett komplett schema över hur mycket personal du behöver på olika dagar och tider, men utan att blanda in vem det är som ska jobba. Att jobba med ett obokat schema gör det lättare att koncentrera sig på det totala behovet och fördelningen mellan kompetenser, speciellt när man vill titta längre fram i tiden. Det är också ett bra verktyg för att göra prognoser och budget eftersom det ger en fingervisning om beläggning och ungefärliga personalkostnader långt i förväg.

För att börja skapa ett behovsschema, titta bakåt i dina lönelistor eller tidrapporter och titta på hur din beläggning och ditt behov såg ut vid samma period förra året. Har du bemanningstoppar som påverkas av säsong eller helger så syns det direkt och det hjälper dig att komma ihåg att ta höjd för det. Tänk tillbaka och kom ihåg hur situationen såg ut, var det lagom bemanning, för mycket eller för lite? Blicka sedan framåt. Har företaget växt sedan dess? Har ni fått in nya ordrar eller kunder? Har mönstret för högsäsong förändrats?

Har du ett system där det går att lägga in behovsschema så använd det, annars kan du göra ett kalkylark för 3 - 6 månader framåt med t.ex. en rad per kompetens eller avdelning och en ruta per dag där du skriver in antal personer som behövs på just den uppgiften den dagen. Summera antalet personer totalt till en rad längst ner för att kunna göra prognoser över beläggning och lönekostnader.

Med det här färdigt har du nu en bra bild över hur företaget kommer att gå den närmaste tiden. Det är också mycket enklare att gå vidare och lägga ut de olika passen på dina faktiska anställda eftersom du har full koll på hur många som behövs och med vilken kompetens. Du kan också se om du har ett kommande rekryteringsbehov och vilken profil som du i så fall söker.

Allteftersom prognosen blir verklighet och tiderna bokas in och rapporteras av kan du göra anteckningar i ditt behovsschema rörande utfallet. Anteckningarna hjälper dig att komma ihåg saker till nästa gång du lägger ett behovsschema. Om det t.ex. var för hög bemanning, eller om du behövde mer av en viss kompetens, eller kanske orderingången var högre än du hade beräknat.

4. Kommunicera oftare

Det har hänt oss alla att vi har gjort upp bra planer, kanske kommit överens om något med en kund, trott att vi har meddelat tydligt vad som gäller till vår personal, men när den avtalade tiden och dagen kommer så är den anställde någon annanstans och kunden upprörd.

En av de viktigaste faktorerna i tydlig kommunikation till en grupp är att man är konsekvent med var och när man kommunicerar. Det gör att målgruppen vet var de ska leta efter information och när eller hur ofta de behöver göra det. Skapa därför fasta rutiner runt hur du kommunicerar de anställdas scheman och håll sedan ett möte där du berättar hur det kommer att fungera samt ger alla ett papper med samma information. Ett exempel skulle kunna vara:

Schemalägger du i ett datorsystem, se till att det är möjligt för de anställda att när som helst gå in i sin mobil och se både schema och tidrapporter. Fasta veckoscheman är färdiga onsdagen veckan innan och är då antingen synliga i de anställdas telefoner, eller mailas ut ifall du saknar ett system. Anställdas önskescheman ska vara inskickade senast måndagen veckan innan för att kunna tas i beaktande. De läggs antingen in direkt i systemet eller mailas till chefen. Plötsliga behov eller förändringar kommuniceras som förfrågningar eller meddelanden i de anställdas schemaapp, alternativt via SMS. Tidrapporter ska fyllas i samma dag som passet har arbetats för att ingen tid ska glömmas. Rapporterna skickas in direkt via mobilen, eller samlas ihop på en veckolista som mailas till chefen senast söndag kväll.

När du har bestämt rutinerna, håll fast vid dem. Håll de tider och löften som du själv har satt upp och håll de anställda ansvariga för att de håller sin del. Inom ett par veckor kommer rutinerna att ha satt sig och du kommer att märka att du inte längre behöver påminna folk att följa dem. Underlaget som du behöver för lön och fakturor finns på plats när du behöver det och önskescheman i tid underlättar din planering. De anställda vet var de ska vara och när, och är trygga i att veta att de får tydlig information i god tid.

5. Rutiner för lön- och fakturaunderlag

Det viktigaste för att underlätta hanteringen av underlagen till dina lön- och fakturasystem är att ha väl utarbetade rutiner. Du kan använda pappersmallar, Excelmallar eller ett schemasystem som Timezynk. Det viktiga är att du har ett fast format för tidrapporteringen samt fasta dagar när rapporterna ska vara inlämnade så att det blir lätt att se vilka som behöver en extra påminnelse.

Tidrapporten bör innehålla den anställdes namn, eventuellt vilken kund den anställde arbetat för (om ni fakturerar er tid), start- och sluttider för arbetspassen, frånvaro samt OB och övertid. Den anställde konterar och summerar, så behöver du bara attestera tidrapporten när den kommer in. Se till att ta in tidrapporterna varje vecka. Det gör det lättare för de anställda att rapportera när de har arbetspassen i färskt minne. Det gör också att du som mest kan bli en vecka sen med underlag och fakturering.

När du väl fått in alla underlag summerar du informationen och registrerar den i ditt löne- respektive fakturasystem. Med Timezynk förs underlagen över automatiskt.

6. Samla allt på ett ställe

Schemaläggning påverkar och spänner över stora delar i din verksamhet. Den styr hur din personal arbetar, påverkas av din orderingång, är underlag för lön och eventuellt även fakturering. Det är ett viktigt verktyg i budgetarbetet och för att planera personalbehov, organisation och kompetensutveckling. För att göra det snabbt och enkelt för dig att dra nytta av detta är vårt tips att samla allt på ett ställe. Antingen det är ett centralt schemaläggningsystem, eller en mapp på din dator eller kanske en hylla med pärmar och en whiteboard så behöver du snabbt kunna hitta rätt information beroende på vilken uppgift du ska utföra.

Organisera materialet efter de olika delarna du jobbar med. Lägg till exempel behovsschemat bredvid önskeschemat och orderingången så att du har allt bakgrundmaterial samlat när du ska lägga nästa månads personalschema. Samla tidrapporter ihop med personalschemat så att du kan jämföra och se eventuella avvikelser. Ha dina kompetensuppdelade personallistor samlade så att du vid sjukdom eller annan schemaändring snabbt kan hitta rätt ersättare. Ha färdiga mallar tillgängliga för veckoschema, önskeschema och ändrings-SMS så att det är lätt och smidigt för dig att hålla dina kommunikationsrutiner.

Tack för att du har läst vår guide 6 steg till effektiv schemaläggning! Med alla de nämnda verktygen inom snabbt räckhåll för dig är vi övertygade om att du kommer att ta ditt företag till en ny nivå, och att det kommer att märkas på både effektivitet, arbetsglädje och lönsamhet.

Testa Timezynk gratis 14 dagar!