Hur Timezynk effektiviserar schemaläggningen för Fritiden Hotell & Kongress och Hotell Continental du Sud

Inom hotell- och restaurangbranschen finns det många lagar och krav att ta hänsyn till. En av dem är att alla anställda ska vara registrerade i ett visst system så att skatt och fakturering sker korrekt. Att hantera planering, schemaläggning och tidsrapportering för två hotell kan därför vara komplicerat; Lyckligtvis effektiviserar och förenklar Timezynk processen. Tina förklarar:

– Oavsett om en anställd arbetar med städning, matlagning eller friskvård på ett eller båda hotellen så använder de Timezynk. Vår personal använder sig främst av schemaläggningstjänsten, som de alla tycker är mycket lättaanvänd när de sköter sina egna arbetspass och lämnar intresse för obokade pass utanför ordinarie tid. Att kunna se när och vem som har visat intresse gör det enkelt att tillsätta de obokade passen, både för personal och ledning, säger Tina.

För Tina är den smidiga integrationen till andra system det hon tycker är mest värdefullt, vilket sparar henne mycket tid:

– Jag uppskattar hur jag kan synkronisera Timezynk med mitt befintliga fakturerings- och lönesystem. Jag kan enkelt integrera allt jag behöver från Timezynk med faktureringssystemet, och tvärtom. Detta sparar mig mycket tid eftersom jag inte behöver lägga in allas timmar manuellt, allt görs automatiskt från Timezynk. Och det hjälper förstås med statistiken. Oavsett om jag vill föra statistik över timmar, avdelningar eller arbetsskift är det lätt att hitta och hantera i Timezynk.

‍

Att kommunicera på rätt sätt med personalen är mycket viktigt. En funktion som Tina och hennes team på Fritiden vill använda mer är meddelandefunktionen. Idag har den de grundläggande funktionerna för en meddelandefunktion, men Tina samarbetar för närvarande med Timezynks utvecklare för att effektivisera den ytterligare. Hon förklarar:

– Alla våra anställda har Timezynk-appen på sin telefon för att hålla reda på sitt schema, det var så vi började tänka på hur bra meddelandeverktyg det är. Som ledning vill man veta att informationen skickas till en plattform som redan används av de anställda, istället för att behöva en annan plattform för det också. Jag nämnde detta under workshopen med utvecklarna, och vi har fortsatt att arbeta med det sedan dess, säger Tina.

Workshopen som Tina nämner hölls av Timezynk i Malmö tidigare i år. Syftet var att tillsammans med våra kunder co-designa framtidens schemaläggningsprogram 

och därmed förbättra kundupplevelsen. Kunder från olika branscher, där Tina representerade hotell- och restaurangbranschen, samlades tillsammans med utvecklare och andra Timezynk-anställda. Syftet var att lyssna på vad kunderna hade att säga och förbättra därefter, för att hänga med i de ständigt föränderliga kundernas behov och förväntningar.

– Timezynk är anpassningsbara, öppna för förbättringar och brydde sig verkligen om våra behov och önskemål under workshopen. De var nyfikna på hur varje bransch använde Timezynk och vi kom alla på olika idéer till förbättringar, säger Tina.

‍

Även om Tina och personalen tycker att Timezynk är användarvänligt kan saker ibland gå fel. Lyckligtvis finns supportteamet där för att hjälpa till med sin expertis, redo att svara på varje fråga eller förfrågan.

– En av de bästa sakerna med Timezynk är supportteamet. De är alltid hjälpsamma och snabba när jag ringer dem med en fråga eller ett problem. Och om de inte kan hjälpa mig omedelbart återkommer de alltid snabbt. Jag behöver aldrig vänta länge på svar eller sitta i telefonkö i flera timmar, säger Tina.

Och även om samarbetet mellan Timezynk och hotellen huvudsakligen handlar om planering och schemaläggningssystem är det alltid den personliga touchen Tina kommer tillbaka till om och om igen:

– Timezynk är väldigt flexibla och lyhörda mot oss kunder. När du pratar med dem känner du dig alltid som deras viktigaste kund. Jag ser fram emot när våra diskussioner från workshopen är implementerade så att vi kan använda Timezynk ännu mer.

‍