January 1, 2019

timezynk

Omsorgsbolagen Jordnära driver HVB-hem (hem för vård eller boende) för människor med missbruks- eller beteendeproblem. Från att ha spenderat upp till en timme på att ringa runt till de anställda inför ett nytt eller vakant pass har bokningssystemet i Timezynk hjälpt enhetscheferna att få ett färdigbemannat pass på under en minut.Personalens schema arbetades tidigare fram på rutat papper. För att bemanna vakanta pass var det varje enhetschefs uppgift att ringa runt till personalen och fråga vem som kunde ta ett pass. Personalen tidrapporterade sedan arbetad tid på papper. Tidrapporterna jämfördes mot pappersschemat och eventuella avvikelser noterades. Därefter samlades allt in manuellt som underlag för löneutbetalningen.

HVB-hem fick bättre arbetsflöde

Minimera manuell hantering

‍

En bit in på verksamhetens andra år insåg de att detta arbetssätt inte var hållbart. Alldeles för mycket tid gick åt till manuella kontroller och att sitta i telefon istället för att utveckla verksamheten. Det som behövdes var ett system som kunde minimera den manuella hanteringen, ge statistik över arbetade timmar och ge en överblick över bemanningen och hela verksamhetens beläggning.

– Vi strävar hela tiden efter att bli lite bättre varje dag, och det kände vi att vi inte kunde med det sättet vi hade att arbeta, berättar VD Maria Ericson Andersson.

‍

Under en minut per bokning

Med införandet av Timezynk har ansvaret att svara på jobbförfrågningar lagts tillbaka på arbetstagaren och disciplinen att svara snabbt har blivit avsevärt bättre. Från att ha spenderat upp till en timme på att ringa runt till de anställda inför ett nytt eller vakant pass har bokningssystemet i Timezynk hjälpt enhetscheferna att få ett färdigbemannat pass på under en minut. Det har sparat dem kilovis med frustration. Tiden spenderad i telefon har minskat dramatiskt och är i det närmaste obefintlig idag. Tidrapporteringen har blivit säkrare och misstag minimerats. Även missförstånd kring när och var personalen ska infinna sig är borta. Nu ser de anställda svart på vitt i sitt schema vilka tider de ska jobba och på vilket ställe.

Med Timezynk har vi minskat den tid det tar att bemanna ett arbetspass från en timme till under en minut.- Maria Ericson Andersson, VD Omsorgsbolagen Jordnära

‍

Heltidsjobb mödan värd

Att gå ifrån manuell pappershantering till ett digitalt system tar tid och kraft. För Omsorgsbolagen Jordnära underlättade det enormt att ha Jonny Johnsson som internt svarade på frågor från personalen och som lärde sig systemet riktigt bra. – Under en tid jobbade jag heltid med Timezynk. Men trots all tid som har lagts ned har det varit mödan värt, konstaterar han.

Omsorgsbolagen Jordnäras råd till andra som vill skaffa ett digitalt schemasystem är att ha just en huvudansvarig internt, som tillsammans med Timezynk anpassar systemet till verksamheten.

– Som jag ser det är det viktigaste av allt är att gå igenom och sätta upp ett arbetsflöde i förväg. Dokumentera hur det ser ut idag och skriv ner hur du vill att det ska fungera imorgon, så kommer övergången att bli mycket smidigare, tipsar Jonny Johnsson.

‍

Håll dig uppdaterad med våra senaste nyheter.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev och inspireras kring bland annat balans i arbetslivet, verksamhetsplanering och kundframgångar.

Prenumerera nu!

Thank you! Your submission has been received!