Köpguide för schemaprogram

Med ett schemaprogram kan den tid du använder till schemaläggning minskas från timmar till minuter. Du kan förbättra precisionen i schemaläggningen och ha bättre beredskap för snabba förändringar. Kommunikationen med medarbetarna kan förbättras, vilket kan minska frånvaron och personalomsättningen. Alla dessa fördelar hjälper dig att spara både pengar och tid och samtidigt skapa nöjdare medarbetare.

Spara tid med ökad effektivitet och noggrannhet

Ett schemaprogram automatiserar processer så att du inte behöver göra samma uppgifter manuellt om och om igen. Några bra tidssparande funktioner är mallar och rullande schema som kan återanvändas. En av de främsta fördelarna med ett schemaprogram är möjligheten att snabbt skapa, titta på och ändra ett schema. Ändringar blir direkt tillgängliga för medarbetarna i deras mobiler, så att de alltid har det senaste schemat med sig. Med elektroniska tidrapporter håller du enkelt reda på arbetade timmar och kan betala ut rätt löner. Många schemaprogram har dessutom kopplingar till både löne- och faktureringssystem.

Planera behov och övervaka kostnader

Det är enkelt att registrera timmar och lön- och fakturainformation som ger värdefulla insikter om nuvarande och framtida kostnader. Du får summeringar över antalet schemalagda respektive arbetade timmar samt hur mycket du fakturerat per månad. Genom att arbeta med ett behovsschema kan du månader i förväg planera in hur mycket personal du behöver på olika dagar och tider, men utan att blanda in vem det är som ska jobba. Det är ett bra verktyg för att göra prognoser och budget eftersom det ger en fingervisning om beläggning och ungefärliga personalkostnader långt i förväg.

Förbättra kommunikationen

Genom att ge personalen möjlighet att se sitt schema online, sända och ta emot textmeddelanden och få påminnelser elektroniskt kan många missuppfattningar kring schemaläggningen undvikas. Låt de anställda hantera sista-minuten ändringar på egen hand. Den som fått förhinder kan titta på sina kollegors schema och se vem som kan hoppa in, och sedan kontakta den personen via mobilappen. Schemaläggaren kan via schemaprogrammet skicka ut en förfrågan om vem som kan ta ett visst pass, och personalen kan svara på webben eller i mobilen. För att underlätta ytterligare kan personalen i förväg meddela när de kan jobba genom att rapportera in i systemet när de är tillgängliga. Genom att involvera de anställda i schemaläggningen får de mer kontroll över sina arbetstider och den som är chef sparar tid på administration.

Koll på lagstiftning och fackliga krav

Schemaprogram kan användas för att automatiskt hålla reda på anställdas arbetstimmar för att förhindra överträdelser av arbetsmarknadslagar och fackliga krav. Det finns program som varnar när antalet timmar riskerar att överskridas.

Schemaläggningen påverkar hur din personal arbetar, är underlag för lön och eventuellt även fakturering. Det är ett viktigt verktyg i budgetarbetet och för att planera personalbehov, organisation och kompetensutveckling. Se till att du väljer ett schemaprogram som kan möta dina behov.

Basfunktioner som bör finnas

• schemaläggning
• tidrapportering
• åtkomst från flera plattformar
• mobilapp
• kollektivavtal

Ett plus om detta finns

• koppling till lönesystem
• koppling till fakturasystem

Extra funktioner beroende på verksamhet

• statistik
• stämpelklocka
• kundinloggning
• rekrytering
• projekt
• budget och prognoser

Välj ett program med funktioner som är till nytta för både chefer och anställda. Med en mobilapp kan du sköta schemaläggningen även om du är på språng - och de anställda har tillgång till schemat varhelst de befinner sig. Om flera personer ska kunna schemalägga bör du kunna se ändringar och vem som gjort dem. För att underlätta och minska administrationen är det viktigt att kunna överföra information direkt till löne- och faktureringssystemen.

Schemaläggning

Du behöver funktioner som låter dig registrera de anställdas befattningar, kompetenser och arbetstimmar. Du behöver också funktioner för att knyta avdelning och arbetsställe till en anställd, låta anställda anmäla sig till lediga arbetspass och göra dig uppmärksam på schemaproblem så att du hinner lösa dem i tid. Du bör också leta efter ett program som låter de anställda svara på förfrågningar om lediga pass, eller byta pass med kollegor. Det bör också vara enkelt för de anställda att begära ledighet.

Rapporter

En annan viktig funktion är rapporter. Det finns program som låter dig skapa både skräddarsydda rapporter och standardrapporter med information om din bemanning. Du ska till exempel kunna se de totala antalet personaltimmar; vilket är värdefullt för att se att övertiden inte springer iväg.

Budget och prognoser

Om du har en större verksamhet har du kanske önskemål om att kunna integrera schemaprogrammet med CRM-verktyg, HR-system mm, för att kunna göra budget och prognoser för verksamheten. Då behöver du sannolikt ett mer omfattande schemasystem som ligger i den högre prisklassen. Annars klarar du dig förmodligen med de rapporter och statistikfunktioner som finns som standard i de flesta schemaprogram.

Support

Även om du hittar det mest lättanvända programmet är det ändå nödvändigt att ha tillgång till teknisk hjälp. Det finns leverantörer som erbjuder dygnet-runt service och de som erbjuder bara det mest grundläggande. Många erbjuder kundtjänst via såväl telefon, mejl och online resurser. Ta reda på om support ingår eller om det kostar extra.

Prismodeller

De flesta schemaprogram använder en av följande modeller:

1. Abonnemang (programmet ligger i molnet) - månads- eller årskostnad, vanligen baserad på antalet användare.
2. Licens - engångskostnad som ger tillgång till produkten för evigt.

Majoriteten är webbaserade system där schemaprogrammet ligger i molnet. Många leverantörer erbjuder gratis testperioder på 14-30 dagar. Du brukar också kunna få rabatt på abonnemanget om du betalar i förskott eller väljer att binda dig för en längre period.