January 1, 2019

Operationskonsulterna hyr ut specialistsjuksköterskor inom operation, intensivvård och förlossning. Företaget startade 2014 och är verksamma i hela landet. Basen är de drygt 100 konsulterna, varav de flesta är timanställda. Uppdragen varierar i längd och ibland behövs personal med kort varsel.

Bemanningsföretag sparar dagar

Pappershögar allt större problem

I och med att verksamheten har växt snabbt blev behovet av ett smidigt sätt att hantera administrationen snart akut. Så länge antalet anställda inte översteg 30 gick det att hålla mycket av informationen i huvudet. Som komplement användes ett manuellt system med papperskalendrar uppsatta på väggen där arbetspassen skrevs in. För att bemanna passen skickades förfrågningar ut via sms. Konsulterna lämnade tidrapporter på papper, som varje månad innan lön jämfördes manuellt med uppdragen. Därefter fördes uppgifterna in manuellt i faktureringssystemet.

Till en början satt en person ensam med hela pusslet. Så småningom tillkom två medarbetare. Ett stort problem var att alla var bundna till kontoret där väggkalendern fanns. När de blev fler blev det också svårt med överlämningar. Till en början satt en person ensam med hela pusslet. Så småningom tillkom två medarbetare. Ett stort problem var att alla var bundna till kontoret där väggkalendern fanns. När de blev fler blev det också svårt med överlämningar. – När vi till slut insåg att det inte gick att fortsätta, satt vi med mängder av post-it lappar och stora högar av lösa papper med uppdrag. Mycket tid slösades på att manuellt leta igenom underlagen, berättar företagets VD och grundare Joacim Claesson.

‍

Kommunikation och samarbete viktigt

De bestämde sig för att sätta ihop en kravlista på vad de ville ha ut av ett schemaprogram. Ett system som alla kunde ha tillgång till var viktigt. Det var också viktigt att systemet var De bestämde sig för att sätta ihop en kravlista på vad de ville ha ut av ett schemaprogram. Ett system som alla kunde ha tillgång till var viktigt. Det var också viktigt att systemet var molnbaserat, så att de inte längre skulle vara bundna till att alltid vara på kontoret. Andra krav var att det skulle gå att, så att de inte längre skulle vara bundna till att alltid vara på kontoret. Andra krav var att det skulle gå att kommunicera enkelt med konsulterna och att systemet kunde och att systemet kunde kopplas ihop med faktureringsprogrammet. De tittade på ett par olika leverantörer. Valet föll till slut på Timezynk, som kunde tillmötesgå alla deras krav.

‍

Timezynk är enkelt även för personal utan datorvana, personalen rapporterar sin tid direkt i mobilappen med en knapptryckning. Timezynk underlättar genom att arbeta med skräddarsydda mallar och automatiserade flöden. Supporten löser det mesta via chatten, även slutanvändarna får snabbt hjälp.

– Joacim Claesson, VD Operationskonsulterna

‍

Vinsten mäts i dagar

Nu lägger Operationskonsulterna schemat elektroniskt. Alla tre schemaläggare kan arbeta i systemet samtidigt och alla ändringar som görs loggas med vem som gjort det och när. Kommunikationen med konsulterna sker via mobilappen, där notiser gör personalen uppmärksamma på alla ändringar i schemat. Inom kort kommer alla arbetspass också skickas ut via mobilappen som förfrågningar. Tidrapporteringen sker också i mobilen.

Redan efter en kort period har tid kunnat sparas och struktur och överblick över beläggningen har blivit mycket bättre. Med alla underlag redan i elektronisk form går det snabbt och enkelt att föra över dem till faktureringssystemet, som integrerats med Timezynk. Redan efter en kort period har tid kunnat sparas och struktur och överblick över beläggningen har blivit mycket bättre. Med alla underlag redan i elektronisk form går det snabbt och enkelt att föra över dem till faktureringssystemet, som integrerats med Timezynk. – Den stora vinsten så här långt ligger på löner och fakturering, där vi sparat ungefär en dag per aktivitet. När vi börjar utnyttja systemet fullt ut kommer vi spara ännu mer, framför allt på bokningarna, säger Joacim Claesson.

‍

Håll dig uppdaterad med våra senaste nyheter.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev och inspireras kring bland annat balans i arbetslivet, verksamhetsplanering och kundframgångar.

Prenumerera nu!

Thank you! Your submission has been received!