Trots fördelar som miljövänlighet, minskat lagringsutrymme och minskade kostnader har vi ändå inte lyckats bli pappersfria på våra arbetsplatser. Pappersförbrukningen går visserligen ner, men vi skriver fortfarande ut hundratusentals ton med papper per år. Med elektroniska molntjänster som Timezynk, Dropbox och Google Drive kan du ändå bli av med lite mer papper.
Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation du tar emot från andra lagras i den form du får dem. Tre år efter räkenskapsårets utgång får du arkivera om dem i en annan form om du vill. Om du får ett pappersdokument och scannar in det så måste du alltså spara originalet i tre år. Kvitton har en tendens att blekna och bli oläsliga och all räkenskap måste vara läslig. Därför ska man enligt lag göra en kopia som arkiveras tillsammans med kvittot.
Pappersproduktionen går ner, men vi är långt ifrån det papperslösa kontoret. Vi förbrukar fortfarande drygt 270 000 ton papper på Sveriges arbetsplatser, enligt statistik från branschorganisationen Skogsindustrierna. Men vi använder papper på ett annat sätt än tidigare. Vi skriver ut för att läsa istället för att spara.
Fördelarna med ett papperslöst kontor är flera. Du sparar fysiskt utrymme, men kan ändå lagra enorma mängder information digitalt. Digital information är också lättare att söka och hitta. Du sparar pengar när förbrukningen av papper och bläck till skrivarna går ner. Det är lättare att dela och lämna över elektronisk information med andra, och sist men inte minst är det bättre för miljön.
Elektronisk utrustning är dock känslig och risk för dataförlust finns. Bland annat på grund av detta måste du vara noga med att säkerhetskopiera din information.
För att bli mer papperslös kan du scanna alla papper och foton och lagra dem elektroniskt istället. Använd molntjänster som Dropbox och Google Drive för datalagring och e-faktura och e-legitimation för ekonomiska transaktioner.
Idén med att ha ett schemaläggningssystem som Timezynk är att spara tid och pengar. Förutom att bli effektivare så sparar du också en massa pappersarbete.
Schemaläggning. Alla har tillgång till samma information i appen, så det finns ingen anledning att skriva ut några schema på papper. Ändringar blir tillgängliga direkt. Eventuella oklarheter kan kommuniceras via meddelande-funktionen.
Tidrapportering. All tidrapportering sker via mobilappen och rapporterna kommer upp i attestvyn klara för godkännande. Inte ett papper så långt ögat kan se.
Löner och faktura. När alla tidrapporter är attesterade går det att skapa löneunderlag och fakturaunderlag som överförs elektroniskt direkt till ett löne- eller faktureringssystem. Använder du en ekonomibyrå kan de få en gratis inloggning till Timezynk och kan hämta all information de behöver direkt ifrån systemet.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev och inspireras kring bland annat balans i arbetslivet, verksamhetsplanering och kundframgångar.
