Du vet att du behöver ett schemaprogram när...

Om din vardag består av att kunna hantera många och snabba schemaändringar uppstår snart en flaskhals om du varje gång behöver dela ut nya pappersutskrifter av schemat. Helt plötsligt florerar en mängd olika schema, vilket gäller? Med ett schemaprogram behöver du inte skicka ut ett nytt schema varje gång. Personalen har direkt tillgång till den senaste versionen via datorn eller mobilappen.

‍

Med ett schemaprogram har du god överblick över både den totala beläggningen samt varje enskild medarbetares schema. Du kan välja hur du vill titta på schemat; utifrån kund, arbetsuppgift, projekt, person eller något annat. Du har också ofta tillgång till statistik som visar beläggningen per dag, vecka eller månad.

‍

Det är inte ovanligt att underlag saknas eller är ofullständiga, eller att tidrapporter är felaktigt ifyllda eller lämnas in för sent. Schemaprogram har nästan alltid en mobilapp kopplad till sig. Då kan anställda tidrapportera varifrån som helst, direkt från mobilen. När det är enkelt att tidrapportera och det görs så fort ett arbetspass är slut minimeras risken för fel. Automatiska påminnelser ser också till att rapporter inte halkar efter.

‍

Med elektroniska tidrapporter håller du enkelt reda på personalens arbetade timmar och kan betala ut rätt löner. Du kan lägga in kund- och löneavtal och schemaprogrammet skapar automatiskt korrekta lön- och fakturaunderlag utifrån de anställdas attesterade tidrapporter. Stöd för kollektivavtal filtrerar tidrapporterna så att du och dina anställda inte behöver hålla reda på regler för OB, tillägg m.m.

‍

I många fall måste ekonomipersonalen göra mycket manuellt arbete, som till exempel att stansa in arbetade timmar m.m. i löne- och fakturasystemen. Många schemaprogram kan integreras med andra datorprogram för överföring av information till andra system. Det underlättar naturligtvis enormt för ekonomiavdelningen med kopplingar till både löne- och faktureringssystem. Använder du dig av en ekonomibyrå för att hantera administrationen kan de få en inloggning till schemaprogrammet och kan enkelt hämta alla underlag de behöver.

‍

Har du personal som sällan eller aldrig är inne på kontoret gäller det att ha bra rutiner för kommunikation. Moderna schemaprogram går att nå från flera plattformar; dator, läsplatta och mobiltelefon. Genom att personalen kan att se sitt schema online, sända och ta emot textmeddelanden och få påminnelser elektroniskt är det lätt att hålla kontakten och många missuppfattningar kan undvikas.

‍